Trabajo con celdas en Excel

SISTEMA

Un sistema es un objeto complejo cuyos componentes se relacionan con al menos algún otro componente; puede ser material o conceptual Todos los sistemas tienen composición, estructura y entorno, pero sólo los sistemas materiales tienen mecanismo, y sólo algunos sistemas materiales tienen figura (forma). Según el sistemismo, todos los objetos son sistemas o componentes de otro sistema Por ejemplo, un núcleo atómico es un sistema material físico compuesto de protones y neutrones relacionados por la interacción nuclear fuerte; una molécula es un sistema material químico compuesto de átomos relacionados por enlaces químicos; una célula es un sistema material biológico compuesto de orgánulos relacionados por enlaces químicos no-covalentes y rutas metabólicas; una corteza cerebral es un sistema material biológico compuesto de neuronas relacionadas por potenciales de acción y neurotransmisores; un ejército es un sistema material social y parcialmente artificial compuesto de personas y artefactos relacionados por el mando, el abastecimiento, la comunicación y la guerra; el anillo de los números enteros es un sistema conceptual algebraico compuesto de números positivos, negativos y el cero relacionados por la suma y la multiplicación; y una teoría científica es un sistema conceptual lógico compuesto dehipótesis, definiciones y teoremas relacionados por la correferencia y la deducción (implicación).


QUE ES UN PROGRAMA

es un conjunto de instrucciones que una vez ejecutadas realizarán una o varias tareas en una computadora. Sin programas, estas máquinas no pueden funcionar.1 2 Al conjunto general de programas, se le denomina software, que más genéricamente se refiere al equipamiento lógico o soporte lógico de una computadora digital.

En informática, se los denomina comúnmente binarios, (propio en sistemas Unix, donde debido a la estructura de este último, los ficheros no necesitan hacer uso de extensiones; posteriormente, los presentaron como ficheros ejecutables, con extensión .exe, en los sistemas operativos de la familia Windows) debido a que una vez que han pasado por el proceso de compilación y han sido creados, las instrucciones que se escribieron en un determinado lenguaje de programación, han sido traducidas al único idioma que la máquina comprende, combinaciones de ceros y unos llamado código máquina. El mismo término, puede referirse tanto a un programa ejecutable, como a su código fuente, el cual es transformado en un binario una vez que es compilado.

Generalmente el código fuente lo escriben profesionales conocidos como programadores. Este código se escribe en un lenguaje que sigue uno de los siguientes dos paradigmas: imperativo o declarativo, y que posteriormente puede ser convertido en una imagen ejecutable a través de un programa-compilador. Cuando se pide que el programa sea ejecutado, el procesador ejecuta instrucción por instrucción.




CLASES DE PROGRAMA
En general, la clasificación más aceptada es la que lo divide en dos partes:

1. SOFTWARE DE SISTEMAS: Son aquellos programas que permiten la administración de la parte física o los recursos de la computadora, es la que interactúa entre el usuario y los componentes hardware del ordenador. Se clasifican el Sistemas Operativos Monousuarios y Multiusuarios.

2. SOFWARE DE APLICACION: Son aquellos programas que nos ayudan a tareas especificas como edición de textos, imágenes, cálculos, etc. también conocidos como aplicaciones.

Cinco lenguajes de programación:
* ADA
* Pascal
* COBOL
* C
* Smalltalk

QUE ES UNA UNIDA LÓGICA

la unidad aritmético lógica, también conocida como ALU (siglas en inglés de arithmetic logic unit), es un circuito digital que calcula operaciones aritméticas (como suma, resta, multiplicación, etc.) y operaciones lógicas (si, y, o, no), entre dos números.

Muchos tipos de circuitos electrónicos necesitan realizar algún tipo de operación aritmética, así que incluso el circuito dentro de un reloj digital tendrá una ALU minúscula que se mantiene sumando 1 al tiempo actual, y se mantiene comprobando si debe activar el sonido de la alarma, etc.

Por mucho, los más complejos circuitos electrónicos son los que están construidos dentro de los chips de microprocesadoresmodernos. Por lo tanto, estos procesadores tienen dentro de ellos un ALU muy complejo y potente. De hecho, un microprocesador moderno (y los mainframes) puede tener múltiples núcleos, cada núcleo con múltiples unidades de ejecución, cada una de ellas con múltiples ALU.




SISTEMA OPERATIVOes un programa o conjunto de programas que en un sistema informático gestiona los recursos de hardware y provee servicios a los programas de aplicación, ejecutándose en modo privilegiado respecto de los restantes y anteriores próximos y viceversa.2

Nótese que es un error común muy extendido denominar al conjunto completo de herramientas sistema operativo, es decir, la inclusión en el mismo término de programas como el explorador de ficheros, el navegador web y todo tipo de herramientas que permiten la interacción con el sistema operativo, también llamado núcleo o kernel. Esta identidad entre kernel y sistema operativo es solo cierta si el núcleo esmonolítico. Otro ejemplo para comprender esta diferencia se encuentra en la plataforma Amiga, donde el entorno gráfico de usuario se distribuía por separado, de modo que, también podía reemplazarse por otro, como era el caso de directory Opus o incluso manejarlo arrancando con una línea de comandos y el sistema gráfico.

ara crear una partición o una unidad lógica

Mediante la interfaz de Windows


Mediante una línea de comandos



Mediante la interfaz de Windows

Abra Administración de equipos (Local).


En el árbol de la consola, haga clic en Administración de equipos (local), en Almacenamiento y, a continuación, haga clic en Administración de discos.


Haga clic con el botón secundario del <i>mouse</i> (ratón) en una región sin asignar de un disco básico y, a continuación, haga clic en Partición nueva o haga clic con el botón secundario del <i>mouse</i> (ratón) en el espacio libre de una partición extendida y, a continuación, haga clic en Unidad lógica nueva.


En el Asistente para partición nueva, haga clic en Siguiente, seleccione Partición primaria, Partición extendida o Unidad lógica y, a continuación, siga las instrucciones de la pantalla.



Notas
Para ejecutar este procedimiento en un equipo local, debe ser miembro del grupo Operadores de copia de seguridad o del grupo Administradores en el equipo local, o debe haberle sido delegada la autoridad correspondiente. Para realizar este procedimiento de forma remota, debe ser un miembro del grupo Operadores de copia de seguridad o del grupo Administradores en el equipo remoto. Si el equipo está unido a un dominio, los miembros del grupo Administradores de dominio podrían llevar a cabo este procedimiento. Como práctica recomendada de seguridad, considere la posibilidad de utilizar la opción Ejecutar como para llevar a cabo este procedimiento. Para obtener más información, vea Grupos locales predeterminados, Grupos predeterminados y Usar Ejecutar como.


Para abrir Administración de equipos, haga clic en Inicio y en Panel de control, haga doble clic en Herramientas administrativas y, a continuación, haga doble clic enAdministración de equipos.


Sólo se pueden crear particiones primarias, particiones extendidas y unidades lógicas en discos básicos. Debe crear volúmenes básicos en lugar de volúmenes dinámicos si en este equipo se ejecuta también MS-DOS, Windows 95, Windows 98, Windows Millennium Edition, Windows NT 4.0 o Windows XP Home Edition.


En un disco de registro de inicio maestro (MBR), puede crear hasta cuatro particiones primarias o bien hasta tres particiones primarias, una partición extendida y un número ilimitado de unidades lógicas.


En un disco de tabla de particiones GUID (GPT) puede crear hasta 128 particiones primarias.


Mediante una línea de comandos

Abra la ventana del símbolo del sistema.


Escriba:

diskpart


En el símbolo de DISKPART, escriba:

list disk

Anote el número de disco del disco en el que desea crear una partición primaria o extendida.


En el símbolo de DISKPART, escriba:

select diskn

Seleccione el disco n en el que desea crear la partición primaria o extendida.


En el símbolo de DISKPART, escriba una de las siguientes opciones:

create partition primary [size=n] [offset=n] [ID=byte | GUID] [noerr]

o bien

create partition extended [size=n] [offset=n] [noerr]

o bien

create partition logical [size=n] [offset=n] [noerr]


En el símbolo de DISKPART, escriba:

assign letter=D

QUE ES UN PROGRAMA

Un programa es una serie de órdenes o instrucciones que están basadas en un lenguaje de programación que pueden ser interpretados por un ordenador para la realización de alguna función o la resolución de algún problema

CLASES DE PROGRAMAS

Programas de contabilidad

Programas financieros

Programas educativos

Programas de juegos

Programas de producción

Programas procesadores de texto

Bases de datos

Programas de publicación

QUE ES UN SISTEMA OPERATIVO

Un sistema operativo puede ser definido como un conjunto de programas especialmente hechos para la ejecución de varias tareas, en las que sirve de intermediario entre el usuario y la computadora. Este conjunto de programas que manejan el hardware de una computadora u otro dispositivo electrónico.

QUE ES UNIDAD LOGICA Y PARA QUE SIRVE

Una unidad lógica es una sección o partición del disco duro donde se establece un espacio especifico para denominarlo como una unidad mas en tu computadora, esta unidad puede contener tu información, la puedes identificar como unidad "d:" o "f:" por citar un ejemplo

COMO SE CREA UNA PARTICION LOGICA

Mediante la interfaz de Windows

1. Abra Administración de equipos (Local). 
2. En el árbol de la consola, haga clic en Administración de equipos (local), en Almacenamiento y, a continuación, haga clic en Administración de discos. 
3. Haga clic con el botón secundario del <i>mouse</i> (ratón) en una región sin asignar de un disco básico y, a continuación, haga clic en Partición nueva o haga clic con el botón secundario del <i>mouse</i> (ratón) en el espacio libre de una partición extendida y, a continuación, haga clic en Unidad lógica nueva.
4. En el Asistente para partición nueva, haga clic en Siguiente, seleccione Partición primaria, Partición extendida o Unidad lógica y, a continuación, siga las instrucciones de la pantalla

CLASES DE WINDOWS

 Windows 1.01
 Windows 1.03
 Windows 2.03
 Windows 2.1
 Windows 3.0
 Windows 3.1
 Windows For Workgroups 3.1
 Microsoft Bob
 Windows NT 3.1
 Windows For Workgroups 3.11
 Windows NT 3.5
Windows NT 3.51
 Windows 95
 Windows NT 4.0
 Windows 98
 Windows 2000
 Windows ME
 Windows XP
 Windows Server 2003
 Windows Vista
 Windows 7

                   INVESTIGAR
 1  ¿ como se llama el padre de la informática moderna?
 2  ¿ como se laman a los creadores de microsoft y apple?
 3  ¿ el sistema opertativo d.os fue creado? ¿por que?
 4  ¿quien diseño la primera interfaz grafica y el maus?
 5   ¿ cual fue la empresa que desarrollo el primer computador persona
 6   ¿ como se llamo en apple la interfaz grafica?
 7  ¿ que aporto intel en el primer computador personal?

 Solución 
1. Alan turing 

2. Microsoft: bill Gates y Paul Allen Apple: Steve Jobs y Steven wozniak
 3. Fue creado originalmente para computadoras de la familia IBM pc. Que utilizaba los procesadores Intel 8086 y 8088 de 16 bits.

 4. La primera interfaz gráfica de usuario se desarrolló en el laboratorio de las XEROX. En los años sesenta en 1984, Apple la compañía de computadores más Macintosh la puso a disposición del publico siendo además la primera en su instrucción además de mouse 

 5. En el 12 de agosto de 1981 IBM presento el primer PC ( personal computer) 
6. Apple invirtió una gran cantidad de tiempo y dinero desarrollando un computadora con interfaz gráfica en la k puso el nombre “lisa” 
 7. Un microprocesador 4004

explorador de Windows 

 (también llamado Windows Explorer) consiste en una aplicación para administrar archivos que forma parte del sistema operativo Microsoft Windows. A través de esta herramienta es posible crear, editar o eliminar carpetas, archivos, etc.
 
 
Windows (palabra del inglés que se traduce al español como “ventana”) es el sistema operativo que más popularidad tiene a escala mundial. Su primera versión comenzó a comercializarse en 1985 con el objetivo de facilitar la administración de los recursos de una computadora. Su nombre procede de la manera en que el sistema expone dichos recursos frente al usuario.
En concreto, a la hora de trabajar con el mencionado explorador lo que debemos saber y tener en cuenta es que el funcionamiento del mismo se sustenta en tres pilares fundamentales. Así, en primer lugar, nos encontramos con los discos que son aquellas unidades de almacenamiento. Así, un ejemplo de ello es C:, la unidad de disco duro donde están incluidos todos los programas que utilizamos en nuestro ordenador.

La ventana del Explorador

Al abrir tu Explorador de Windows te encontrarás con una ventana similar a la de la imagen. Puede que el aspecto cambie un poco ya que la podemos configurar a nuestro gusto.
A continuación explicamos las distintas áreas que componen esta ventana:

1. Botones Adelante y Atrás a.
2. Barra de direcciones.
3. Cuadro de búsqueda.
4. Barra de herramientas. Situada en la segunda línea.
5. Panel de navegación. Ocupa la zona central izquierda
6. Lista de archivos. Es la zona más grande en la parte central derecha.
7. Panel de detalles. Situado en la parte inferior.

  

Windows Vista y Windows 7

Haga clic con el botón secundario del mouse en un espacio libre del escritorio y luego en Personalizar.

 A continuación, haga clic en Cambiar iconos del escritorio, a la derecha de la ventana.

COMO AGREGO QUITO HARWARE  DEL WINDOWS
nos bams  a inicio y le damos la ocion panel de control y le damos  click y ya

 










PASOS PARA CREAR UNA CARPETA EN EL ESCRITORIO
1-hacer click con el botón derecho del mouse sobre el escritorio
2-seleccionamos la opción nuevo
3-seleccionamos la opción carpeta
4-aparecera en elescritorio con el nombre nueva carpeta (le podemos poner el nombre que queremos)
5-ponemos enter y listo.

 Creando una carpeta en la unidad C o almacenamiento

Los pasos para crear una carpeta en la unidad C: son los siguientes:
Abrir el explorador de Windows. Seleccionar con el  puntero del mouse la unidad C: En la barra de menú seleccionar el botón archivo. Dentro del botón archivo seleccionar el botón de nuevo. Dentro del botón nuevo seleccionar la opción carpeta.

                     






Ventana que muestra los pasos para crear una carpeta.
Al crear la nueva carpeta aparecerá en la parte de abajo un fólder con la leyenda de nueva carpeta, presione la tecla Supr para borrar dicha leyenda, escriba el nombre que usted desee a su carpeta, una vez que escribió el nombre presione la tecla enter.

                      

¿Cómo eliminar un archivo?

• Identificar el archivo o carpeta que se desea eliminar. Aquí, la carpeta que se va a eliminar es Trabajo 2008.
• Con el ratón, hacer clic derecho (botón derecho del ratón) en la carpeta.
• Un menú (contextual) aparecerá. Hacer clic en Eliminar

• Aparece el cuadro de dialogo para confirmar la eliminación. Haga clic en Sí para eliminar la carpeta.

La carpeta aun no ha sido eliminada. Para eliminarla definitivamente, se debe ir a la Papelera de reciclaje.

• Abrir la Papelera, Esta se encuentra en el escritorio.
• La carpeta eliminada se encuentra adentro. Hacer clic derecho en la carpeta > Eliminar

 como copiar y mover un archivo

1. Encuentra el archivo o carpeta que quieres mover.
   Abre la carpeta o disco de destino.
2. Arrastra el archivo o carpeta a su destino.
3. También puedes usar copiar y pegar para mover un archivo: selecciona el archivo y después elije Cortar del menú Editar o presiona Ctrl+C (Windows) o Comando+C (Macintosh). Después, selecciona el destino y elige Pegar del menú Editar o presiona Ctrl+V (Windows) o Comando+V (Mac).

PASO PARA CAMBIER EL NOMBRE DE UN ARCHIVO

Pasos 

1.  Recorra sus directorios y localice el archivo o carpeta que quiera cambiar de nombre.

2. Cliquee en el archivo o carpeta para seleccionarlo.

3. Haga clic en la ventana de texto del icono que haya elegido (es decir: haga clic sobre el nombre del archivo) y escriba en nuevo nombre.

4. Presione Enter (si esta usando Windows) o Return (si usa Mac) para guardar en nuevo nombre. 

Otra opción para los usuarios de Windows es elegir el archivo o la carpeta a la que se quiere dar nuevo nombre, y luego seleccionar Cambiar Nombre del menú de Archivo, o directamente hacer clic con el botón derecho del ratón y elegir Cambiar Nombre. 

Avanzado: Mostrar u ocultar carpetas y archivos

 
 Uno de los atributos de los archivos y las carpetas es el atributo Oculto. Si está marcado, el archivo no aparece en la lista de archivos. Esta propiedad se suele utilizar para evitar que se modifiquen archivos delicados por error. Por ejemplo, muchos de los archivos del propio sistema Windows 7 están ocultos, porque se entiende que en raras ocasiones vamos a necesitar acceder a ellos.
No es recomendable utilizar la propiedad de ocultación para esconder documentos secretos, porque el hecho de que esté oculto o no lo esté es un estado fácilmente modificable.
Para mostrar u ocultar los archivos y carpetas ocultos:

1. Despliega el botón Organizar y elige la opción Opciones de Carpeta y de búsqueda. Se abre así la ventana Opciones de carpeta.
2. Seleccionar la pestaña Ver.
3. En la ventana que aparece seleccionar la opción Mostrar archivos, carpetas y unidades ocultos.
4. Pulsar Aceptar.

Para volver a ocultar las carpetas, accederíamos de nuevo a la ventana de Opciones de Carpeta y Ver y seleccionaríamos No mostrar archivos, carpetas ni unidades ocultos.
En caso de que quieras ir probando opciones, puedes volver a los valores iniciales (los que había al instalar el sistema), pulsando el botón Restaurar valores predeterminados.
Es posible que quieras que la configuración que has elegido se aplique a todas las carpetas y no sólo a la carpeta en la que te has situado, para ello, deberás pulsar el botón Aplicar a todas las carpetas.

Comprobar si hay errores en el disco duro o sistema Se aplica Windows  

 Puede solucionar algunos problemas del equipo y mejorar su rendimiento asegurándose de que no hay errores en el disco duro. Para abrir Equipo, haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Equipo. Haga clic con el botón secundario en la unidad de disco duro que desee comprobar y, a continuación, haga clic en Propiedades. Haga clic en la ficha Herramientas y después, en Comprobación de errores, haga clic en Comprobar ahora. Si se le solicita una contraseña de administrador o una confirmación, escriba la contraseña o proporcione la confirmación. Para reparar automáticamente problemas con archivos y carpetas detectados durante un examen, seleccione Reparar automáticamente errores en el sistema de archivos. De lo contrario, la comprobación de disco simplemente notificará los problemas, pero no los resolverá. Para realizar una comprobación de disco en profundidad, seleccione Examinar e intentar recuperar los sectores defectuosos. Este tipo de examen consiste en buscar y reparar errores físicos en el propio disco y puede tardar mucho más tiempo en completarse. Para comprobar si hay errores en los archivos y errores físicos, seleccione tanto Reparar automáticamente errores en el sistema de archivos como Examinar e intentar recuperar los sectores defectuosos. Haga clic en Inicio. En función del tamaño del disco duro, esto puede tardar varios minutos. Para obtener los mejores resultados, no use el equipo para ninguna otra tarea mientras se comprueba si hay errores. Nota Si selecciona Reparar automáticamente errores en el sistema de archivos para un disco actualmente en uso (por ejemplo, la partición que contiene Windows), se le pedirá que vuelva a programar la comprobación de disco para la próxima vez que inicie el equipo.

excel

es una hoja de calculo capaz de realizar funciones aritméticas, estadísticas,bances nominas,graficas

las funciones aritméticas son:

suma resta multiplicaciones y divisiones

como encontramos a excel

1 inicio

2 todo los programas

3 microsof office

4 microsof x verde

que encontramos en la hoja excel

1 menú personalizado

2   menù papel de excel

3 iconos o access

4 ubicación

5 barras formulas

6 columnas unión

7 filas     celdas

                                     para centrar titulo

 1 excel

 2  seleccionar palabra

 3 luego  centra

 4  y luego que le de color naranjado

 5 y luego dar centrar y combinar

 6 el titulo queda centrado

como centrar centrar subtitulo

1 excel

2 seleccionar palabra que desea centrar

3 luego en sitio en la celda

4 botón derecho del mouse

5 formato de celda

6 aliniacion

7 central horizontal

               vertical

formulas

salario: sera equivalente a un valor fijo 

auxiliar transporte: sera equivalente aun valor fijo 

dias laborados : equivalente a un numero superior a 30 dias

total salario: es la suma salarioy auxiliar de trasnferencia

prima de servicios : equivalente a=( salarioy auxiliar /30*15

investigar 

sesantias , intereses sesantias, recalgos de horas 

cesantias 
Las cesantías son una prestación social que contempla la legislación laboral colombiana que busca proteger de alguna forma al trabajador que queda “cesante”, es decir, aquel trabajador que queda desempleado o que simplemente se le termina el contrato de trabajo, lo cual no siempre implica que quede desempleado, pero la ley así lo ha supuesto.
valor
reconociendo del empleado por cada año de servicio continuo se paga es proporcional si se retica despues de un año laboral 

formula 
salario

por los  dias trabajados en e año 

intereses de la cesantias 

todo empleador debe  pagar el trabajador y son intereses anuales por las ceantias y son del 12% anual sobre el voto de las cesantias se depositan al fondo antes de 15 ede febrero

intereses de cesantias es igual a cesantias por dias trabajados 12% / 360

realizar 

*nomina exel
*logotipo
*botones
*que posee todo visto en clase 

 nomina

utilitarios

maquina virtual

1.inicio de windows

2.todos los programas

3. oracle virtual box

4.virtual box

5. nuevo.

6 nombre del proyecto"windows xp"

7. next.

8.que tamaño de memoria voy a dar (3GB)

9.crear next

10.crear un D.D virtual ahora

11.virtual box

12. next

13. next

14. particionar el disco

15 crear 

continuación de windows

• ponemos el cd w.xp
• no mostrar el mensaje y aceptar.
• unidad de anfrition "E" iniciar
• programa de instalacion windows
• cargando archivo.

instalando el dispositivo.

personalizar país- Colombia

opción avanzada español Colombia next

nombre de organización - nombre administración  

clave de serial-administración

nombre de equipo- contraseña o administración

instalando.

menú - inicio 

utilitarios 2011 particiones 

• inicio
• mi pc
• botón derecho
• administrar -administración de disco duro
• disco oprimir la letra "C" O "D".

 impresora

 es un dispositivo periférico del ordenador que permite producir una gama permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en un formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel, utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser (con tóner).

Muchas impresoras son usadas como periféricos, y están permanentemente unidas al ordenador por un cable. Otras impresoras, llamadas impresoras de red, tienen una interfaz de red interno (típicamente wireless o ethernet), y que puede servir como un dispositivo para imprimir en papel algún documento para cualquier usuario de la red.

Además, muchas impresoras modernas permiten la conexión directa de aparatos de multimedia electrónicos como las tarjetasCompactFlash, Secure Digital o Memory Stick, pendrives, o aparatos de captura de imagen como cámaras digitales y escáneres. También existen aparatos multifunción que constan de impresora, escáner o máquinas de fax en un solo aparato. Una impresora combinada con un escáner puede funcionar básicamente como una fotocopiadora.

Las impresoras suelen diseñarse para realizar trabajos repetitivos de poco volumen, que no requieran virtualmente un tiempo de configuración para conseguir una copia de un determinado documento. Sin embargo, las impresoras son generalmente dispositivos lentos (10 páginas por minuto es considerado rápido), y los gastos por página es relativamente alto.

Para trabajos de mayor volumen existen las imprentas, que son máquinas que realizan la misma función que las impresoras pero están diseñadas y optimizadas para realizar trabajos de impresión de gran volumen como sería la impresión de periódicos. Las imprentas son capaces de imprimir cientos de páginas por minuto o más

 CLASES DE IMPRESORAS

Impresora de matriz de puntos

Uno de los ejemplos de impresora de matriz de puntos más conocidos es el de la EPSON LX-300, y es una teconología de impresión que se basan en el principio de la decalcación, es decir que la impresión se produce al golpear una aguja o una rueda de caracteres contra una cinta con tinta. El resultado del golpe es la impresión de un punto o un caracter en el papel que está detrás de la cinta. Prácticamente ya nadie las utiliza hoy en día, ya que han sido sobrepasadas en tecnología y capacidad por las impresoras de chorro de tinta.

Usos más habituales: Comercio, pequeña oficina.

Impresora de chorro de tinta

Una de las tecnologías de impresión más utilizadas y extendidas, ya que son baratas de mantener y fáciles de operar. Estas impresoras imprimen utilizando uno o varios cartuchos de tinta diferentes, que suelen ser Cian, Magenta, Amarillo y Negro, pigmentos habitualmente utilizados en la impresión offset, y que nos garantía una excelente calidad en las impresiones. llegando a tener en ocasiones una calidad semejante a las impresiones laser en color.

Usos más habituales: Comercio, pequeña oficina, hogar, industria, diseño gráfico.

Impresora láser

Uno de los rasgos más importante cuando hablamos de impresoras láser, es sin duda alguna la calidad que se obtiene en las impresiones, calidad que en los últimos años ha sido ampliamente utilizada para la preprensa en imprentas de pequeño porte. Actualmente podemos encontrar en el mercado impresoras laser realmente económicas, y con características que sorprenden.

Usos más habituales: Comercio, pequeña oficina, imprenta, diseño gráfico y lugares en donde se requiera grandes volumenes de impresión a alta velocidad.

Plotters

Este tipo de tecnología es amplia-mente utilizada en la actualidad para realizar toda clase de proyectos publicitarios tales como gigantografías, además de cartelería comercial y publicitaria en tamaños extra grandes.

Esta es una herramienta que le permite al usuario realizar proyectos de impresión de grandes dimensiones, ya que algunos modelos son capaces de imprimir hasta 160 cm de ancho. Otra de los usos frecuentes de los plotters, también llamados trazadores, es en el ámbito de la arquitectura para el dibujo de planos.

En la actualidad, los plotters trabajan con la tecnología de de inyección de tinta, lo que les otorga una excelente flexibilidad y calidad.

Usos más habituales: Estudios de arquitectura, publicidad, diseño gráfico, imprenta.

 impresora láser

 es un tipo de impresora que permite imprimir texto o gráficos, tanto en negro como en color, con gran calidad.

Para la impresión láser monocroma se hace uso de un único tóner. Si la impresión es en color es necesario contar con cuatro (uno por cada color base, CMYK).

Las impresoras láser son muy eficientes, permitiendo impresiones de alta calidad a notables velocidades, medidas en términos de "páginas por minuto" (ppm).²

impresora matricial o impresora de matriz de puntos

 es un tipo de impresora con una cabeza de impresión que se desplaza de izquierda a derecha sobre la página, imprimiendo por impacto, oprimiendo una cinta de tinta contra el papel, de forma similar al funcionamiento de una máquina de escribir

Cada punto es producido por un diminuto bastón metálico, también llamado alambre o pin, que es empujado por un pequeño electroimán, bien directamente o mediante un mecanismo de palancas. Enfrente de la cinta de tinta y del papel hay una pequeña guía agujereada para servir de guía a los bastones. La parte móvil de la impresora es conocida como la cabeza de impresión, que generalmente imprime una línea de texto en cada movimiento horizontal sobre el papel. La mayoría de impresoras matriciales tienen una sola línea vertical de bastones metálicos de impresión. Otras tienen varias columnas entrelazadas para incrementar la densidad de puntos y, por tanto, la resolución de la impresión.

El ámbito va de las impresoras de 1 pin (empleadas en calculadoras e impresoras baratas para equipos de 8 bits), 9 pines (la más utilizadas), 18 pines (muy poco frecuentes), 24 pines (que copan la gama alta) y 27 pines (récord ostentado por la Apple ImageWriter LQ).

 impresoras de inyección 

de tinta funcionan expulsando gotas de tinta de diferentes tamaños sobre el papel. Son las impresoras más populares hoy en día para el gran público por su capacidad de impresión de calidad a bajo costo. Su baja velocidad de impresión o el alto coste del mantenimiento por desgaste son factores poco importantes, ya que el número de copias realizadas en estos entornos es bajo. Su resolución media se encuentra en los 600 dpi.

La tinta es emitida por boquillas que se encuentran en el cabezal de impresión. El cabezal de impresión recorre la página en franjas horizontales, usando un motor para moverse lateralmente, y otro para pasar el papel en pasos verticales. Una franja de papel es impresa, entonces el papel se mueve, listo para una nueva franja. Para acelerar el proceso, la cabeza impresora no imprime sólo una simple línea de píxeles en cada pasada, sino también una línea vertical de píxeles a la vez. La tinta se obtiene de unos cartuchos reemplazables.

plóter

 es una máquina que se utiliza junto con el ordenador e imprime en forma lineal. Se utilizan en diversos campos:ciencias, ingeniería, diseño, arquitectura, etc. Muchos son monocromáticos o de 4 colores también hay de ocho y doce colores.

Actualmente son frecuentes los de inyección, que tienen mayor facilidad para realizar dibujos no lineales y policromos, son silenciosos, más rápidos y más precisos.

Las dimensiones de los plóteres no son uniformes. Para gráficos profesionales, se emplean plóteres de hasta 157 cm de ancho, mientras que para otros no tan complejos, son de 91 a 121 cm.

terminal punto de venta

Los TPV permiten la creación e impresión del tique de venta mediante las referencias de productos, realizan diversas operaciones durante todo el proceso de venta, así como cambios en el inventario. También generan diversos reportes que ayudan en la gestión del negocio. Los TPV se componen de una parte hardware (dispositivos físicos) y otrasoftware (sistema operativo y programa de gestión).

1. ¿Que Es Excel?

Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de calculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.

Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico.



2. Conociendo Excel

Excel es el más popular de los programas que manejan libros y hojas de calculo, se estima que esta presente en casi todas las PC del mundo. Por ello la compañía que lo desarrolla (Microsoft) ha venido mejorando las características y el desempeño de este conocido programa. Pero veamos como es la pantalla inicial de Excel.

3. Barra De Menú



En esta barra se encuentran los comandos disponibles para las diferentes tareas que podemos llevar a cabo:



Menú Archivo: en este menú encontramos comandos que nos van permitir la manipulación de los archivos que vamos a utilizar. El comando Nuevo permite la creación de un nuevo documento y podemos seleccionar de una serie de plantillas o documentos existentes para su creación. Cuando se quiere recuperar un documento que ha sido guardado con anterioridad, debemos utilizar el comando Abrir, allí de despliega un cuadro de dialogo, en el cual debemos seleccionar el archivo que se desea abrir. El comando Guardar, permite grabar los cambios a los documentos que estamos modificando. Configurar Página, sirve para especificar las características de las Páginas del documento (tamaño, orientación, etc.). Vista Preliminar le da al usuario una visualización previa de cómo el documento va a salir impreso. Imprimir envía el documento a laimpresora, dependiendo de la manera que se defina en ese cuadro de dialogo.



Menú Edición: Funciones de manipulación directa de los elementos integrantes del documento, son las encontraremos en este menú. Los dos primeros comandos al comienzo de este menú permiten deshacer o rehacer acciones que se han realizado al texto. Los comandos Cortar, Copiar, y Pegar tienen un carácter de utilidad bastante notable, ya que permiten con suma facilidad el traslado de elementos de una región del documento a otra. Borrar como podrá suponerse elimina el texto que se ha escrito previamente. Seleccionar todo, realiza una selección de todo el documento de principio a fin, esto puede ahorrar tiempo en el caso de que se desee aplicar un formato o cambiar el tipo de letra a todo el documento. Los comandos Buscar y Reemplazar permiten la localización de una cadena de texto especifica y si se desea ubicarla para reemplazar por alguna otra. Ir a le indica a Excel que debe desplazarse de acuerdo al criterio del elemento que hemos escogido para que realice el desplazamiento.



Menú Ver: Aquí definimos el aspecto de Excel, para el área de trabajo y las Barras de Herramientas. En este menú existen las opciones de vista, las cuales permiten definir como se ve el documento en el área de trabajo de Excel. Adicionalmente podemos definir cuales Barras de Herramientas, queremos utilizar en Excel. En la opción Barra de Herramientas existe un submenu, en el cual aparecen las Barras de Herramientas activas, las cuales aparecen con una marca de verificación. En caso de querer activar alguna otra, solo es necesario hacer clic y activar la marca de verificación. Podemos, además, visualizar los encabezados o pies de paginas previamente definidos. También existe un comando de pantalla completa, el cual permite ver el documento sin Barras de Herramientas, sin reglas ni cualquier otro elemento adicional al cuerpo del texto. Finalmente podemos ajustar el Zoom o acercamiento del documento, de acuerdo a porcentajes de acercamiento o de acuerdo a las Páginas que se desee mostrar.

Menú Insertar: El menú insertar permite la inserción en el documento, de múltiples y variados elementos como: Celdas, Filas, Columnas, Hojas de Cálculo, Gráficos, Imágenes, etc. A través de este menú también podemos, definir comentarios, hipervínculos, etc.

Menú Formato: Mediante este menú tenemos acceso a los comandos que nos van a permitir afinar el formato de los elementos componentes del documento, como son: las Celdas, Filas, Columnas, Hojas, etc. Podemos, además, dejar que Excel le proporcione un formato automático al documento o escoger entre un estilo entre una galería de estilos de documentos.

Menú Herramientas: Aquí encontraremos herramientas adicionales de Ortografía y Gramática, Corrección Automática, Compartición de Libros, etc. Puede encontrar también herramientas de protección de documentos, Generadores de Macros, Personalización del Entorno y Asistentes para Búsquedas y otras actividades Además del las opciones de configuración y de personalización del Excel,

Menú Datos: Permite la manipulación de los datos ingresados a la hoja de calculo. Organiza la información de las filas o listas seleccionadas por orden alfabético, numérico o por fechas. Permite Filtrar o seleccionar sólo los elementos que desea mostrar de una lista. Puede también mostrar un formulario de datos en un cuadro de diálogo. Puede utilizarlo para ver, cambiar, agregar, eliminar y buscar los registros de una lista o una base de datos. Además, permite validar, es decir, define qué datos son válidos para celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de datos a un tipo particular como números enteros, números decimales o texto y establece límites para las entradas válidas.

4. ¿Para qué sirve una planilla de cálculos?

Su principal función es realizar operaciones matemáticas –de la misma manera que trabaja la más potente calculadora-, pero también la de computar complejas interrelaciones y ordenar y presentar en forma de gráfico los resultados obtenidos. Además, Excel 2000 como todas las versiones avanzadas de planillas de cálculos, permiten colocar, ordenar y buscar datos, así como insertar bloques de texto e imágenes. Los principales elementos de trabajo son:

Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.

Título de fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números.

Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.

Título de columna: Está siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que en el caso de Excel 2000 van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente.

Celda: Es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con la columna F, se denomina F29.

Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura 2 vemos la representación del rango de ejemplo.


5. Los libros de cuentas de excel


Los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, los archivos de Microsoft Access se denominan bases de datos, los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que éstos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros.

Cada uno de estos libros se componen de una serie de planillas donde se encuentra albergada la información; de esta forma es posible relacionar las planillas y compartir la información que se guarda en ellas. Cada una de estas planillas se denominan hojas.

Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacer simplemente un click sobre la lengüeta de la misma; ésta se encuentra en el sector inferior de la pantalla.

Mucho más que una planilla de cálculos

Excel 2000 además de funcionar como una típica planilla de cálculos nos deja insertar otros objetos, como gráficos, mapas, comentarios, imágenes, sonidos, documentos, presentaciones, páginas Web y todo tipo de información. Al poder insertar todos estos tipos de objetos la planilla de cálculos se hace mucho más vistosa y elegante.

Excel 2000 es muy relacionable con Access 2000, o sea, con las bases de datos creadas con éste programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las planillas de cálculos existen dos conceptos importantes: campo y registro. En un campo se guardan todos los valores de un tipo de información –por ejemplo, los nombres de todas las ciudades americanas-, y en un registro se guarda un valor concreto de cada campo.

Cómo enviar un libro por correo electrónico y otras opciones: Para hacer esto vamos al menú Archivo, y desplegamos el submenú Enviar a.

Cómo ver las propiedades del libro actual: Simplemente vamos a la opción Propiedades que se encuentra en el menú Archivo. Esta caja de diálogo que se abre se divide en 5 fichas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar.


6. Trabajo con la ventana de excel 2000

Para trabajar con el tamaño y posición de la ventana de Excel 2000 (obviamente teniendo Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar con el menú de control.

Maximizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Maximizar de la barra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Maximizar.

Minimizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Minimizar de la barra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Minimizar.

Restaurar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Restaurar de la barra de título (éste aparece sólo si la ventana está maximizada) o bien, en el menú de control, elegimos la opción Restaurar.

Mover la ventana de Excel 2000: Esta operación la podemos realizar sólo si la ventana está en un tamaño medio, o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un drag and drop (este método ya fue explicado) sobre la barra de título del Excel, o bien, elegimos la opción Mover del menú de control, y lo podemos hacer utilizando el teclado.

Cambiar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo hacemos un drag and drop sobre cualquiera de los bordes de la ventana de Excel, o bien vamos al menú de control y clickeamos la opción Tamaño. Esto también sólo lo podemos hacer cuando la ventana de Excel está en el tamaño Restaurado.

Cambiar entre las distintas aplicaciones: Para hacerlo sólo debemos presionar su botón en la barra de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la misma soltamos las teclas.

Cerrar el Excel 2000: Para hacerlo podemos optar por cuatro formas: 1- En el menú de control, clickeamos la opción Cerrar. 2- Presionamos la combinación de teclas Alt+F4. 3- Vamos al menú Archivo y seleccionamos la opción Salir. 4- Clickeamos el botón Cerrar que está en la barra de título del Excel 2000. De cualquier manera, si los libros abiertos no están guardados, aparecerán sus respectivos cuadros de información.



Sobre gustos no hay nada escrito

Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay que seleccionarlo y luego ir al menú Formato y elegir la opción Celdas. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Formato de celdas, el cual posee seis fichas:



Número: La vemos en la figura. Se utiliza generalmente para especificar el tipo de dato que se va a ingresar. Estos tipos de datos pueden ser: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica, Texto, Especial o Perzonalizada.

Alineación: Obviamente posee opciones referentes a la alineación de los datos ingresados en la celda o rango, medida generalmente en grados.

Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente en que se van a visualizar los datos seleccionados, ya sea el estilo, la fuente propiamente dicha, el tamaño, el tipo de subrayado, el color y varios efectos más. También podemos ver como en todas las demás fichas la muestra de lo que estamos haciendo.. Casi todos los comandos que están en esta ficha, los podemos encontrar en la barra de herramientas Formato.



Bordes: Se utiliza para definir el tipo de línea y el color de todos los bordes (internos y externos) que posee el rango seleccionado.

Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado (generalmente un color).

Proteger: Posee unas opciones con respecto a la protección del rango o celda seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar datos.

Otras Opciones Acerca Del Libro Actual

Cómo especificar opciones acerca de la página: Para hacerlo, vamos al menú Archivo y clickeamos la opción Configurar página. Aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro fichas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, y Hoja.



Pagina

Puede controlar la apariencia, o diseño, de las hojas de cálculo impresas si cambia opciones del cuadro de diálogo Configurar página. Las hojas de cálculo pueden imprimirse en orientación vertical u horizontal; también pueden usarse diferentes tamaños de papel. Los datos de la hoja pueden centrarse entre los márgenes izquierdo y derecho o superior e inferior. Además, puede cambiar el orden de las páginas impresas, así como el número de página inicial.

Márgenes

Para establecer los márgenes de un documento, haga clic en el menú Archivo, posteriormente haga clic en el comando Configurar Página y haga clic en la Ficha Márgenes. Establezca los valores los márgenes Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo.

Encabezados y Pies de Página.

Para basar un encabezado o un pie de página personalizados en otro existente integrado, haga clic en el encabezado o el pie de página en las casillas Encabezado o Pie de página, respectivamente. Haga clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de página. Haga clic en las casillas Sección izquierda, Sección central o Sección derecha y en los botones para insertar la información de encabezado o pie de página, como el número de página, que desea incluir en la sección. Para introducir texto adicional en e l encabezado o el pie de página, escríbalo en las casillas Sección izquierda, Sección central o Sección derecha. Para iniciar una línea en una de las casillas de sección, presione ENTRAR. Para eliminar una sección en un encabezado o pie de página, selecciónela en la casilla de sección y presione RETROCESO.

Hoja

Para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que desee imprimir, haga clic en el cuadro Área de impresión y arrastre hacia las áreas de las hojas de cálculo que desee imprimir. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.

Seleccione una opción en Imprimir títulos para imprimir las mismas columnas o filas como títulos en cada página de una hoja de cálculo impresa. Si desea especificar alguna fila como el título horizontal de cada página, seleccione Repetir filas en extremo superior. Si desea títulos verticales en cada página, seleccione Repetir columnas a la izquierda. A continuación, en la hoja de cálculo, seleccione una celda o celdas en las columnas de título que desee. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.




7. Barra de herramientas estándar

La barra de Herramientas Estándar, permite llevar a cabo algunos de los comandos que existen en la barra de menú, pero solamente con un solo clic en uno de los iconos. Para mostrarla u ocultarla, haga clic en el menú Ver, luego ubique la opción Barra de herramientas y haga clic sobre la opción Estándar. Esta compuesta por los siguientes botones:



Botón Función

Nuevo: Este botón permite la creación de un nuevo documento de Excel. Haga clic sobre él y de inmediato se creara un nuevo documento en blanco.

Abrir: Para recuperar un documento que ha sido guardado previamente, haga clic sobre este botón y ubique la posición del documento que quiere recuperar.

Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados al documento.

Imprimir: Envía el documento activo a la impresora con las configuraciones realizadas en la opción Imprimir del menú Archivo.

Vista Preliminar: Muestra el documento tal cual como saldrá impreso. Haga clic para activar la Vista Preliminar, para terminar presione el Botón Cerrar.

Ortografía y Gramática: Revisa los errores ortográficos y gramaticales del documento activo.

Cortar: Permite realizar la acción de cortado en un elemento seleccionado. La misma función del comando Cortar del menú Edición.

Copiar: Permite realizar la acción de copiado en un elemento seleccionado. La misma función del comando Copiar del menú Edición.

Pegar: Permite realizar la acción de Pegado en un elemento seleccionado. La misma función del comando Pegar del menú Edición.

Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar el formato a más de un elemento, haga doble clic y luego haga clic en todos los elementos a los que desee dar formato.

Deshacer: Invierte el último comando o elimina la última entrada que haya escrito. Para invertir varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación, haga clic en las acciones que desee deshacer.

Rehacer: Invierte la acción del comando Deshacer. Para rehacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación haga clic en las acciones que desee rehacer.

Insertar hipervínculo: Inserta o modifica el hipervínculo que se especifique.

Autosuma: Agrega números automáticamente con la función SUMA. Excel sugiere el rango de celdas que se va a agregar. Si el rango sugerido no es el correcto, arrastre el rango que desee y, a continuación, presione la tecla ENTRAR.

Pegar función: Muestra una lista de funciones y sus formatos y permite definir valores para argumentos.

Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra del alfabeto, el número menor o la fecha más antigua, mediante la utilización de la columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.

Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la última letra del alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, utilizando la columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.

Asistente para gráficos: Inicia el Asistente para Gráficos, que le indicará los pasos necesarios para crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo o modificar un gráfico existente.

Mapa: Crea un mapa basado en los datos seleccionados. Los datos deben contener referencias geográficas, como abreviaturas de países o estados. Para configurar la ubicación y el tamaño del mapa en la hoja de cálculo, arrastre el puntero en forma de cruz.

Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.

Zoom: Escriba una variación entre el 10 y el 200 por ciento para reducir o aumentar la presentación del documento activo.

Ayudante de Office El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda y sugerencias para ayudarle a realizar sus tareas.

8. Barra de herramientas de formato

Provee de las herramientas que permiten aplicar el formato preferido a los elementos integrantes del documento. Esta compuesta por los siguientes botones:



Boton Función

Fuente: Cambia la fuente del texto y de los números seleccionados. En el cuadro Fuente, seleccione un nombre de fuente

Tamaño de fuente: Cambia el tamaño del texto y de los números seleccionados. En el cuadro Tamaño de fuente, escriba un tamaño. Los tamaños del cuadro Tamaño de fuente dependen de la fuente seleccionada y de la impresora activa.

Negrita: Pone el texto y los números seleccionados en formato negrita. Si la selección ya está en negrita, haga clic para quitar este formato.

Cursiva: Pone el texto y los números seleccionados en formato cursiva. Si la selección ya está en cursiva, haga clic en para quitar este formato.

Subrayado: Subraya el texto y los números seleccionados. Si la selección ya está subrayada, haga clic en para quitar este formato.

Alinear a la izquierda: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la izquierda con el borde derecho discontinuo.

Centrar: Centra el texto, números u objetos entre líneas seleccionados.

Alinear a la derecha: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la derecha con el borde izquierdo discontinuo.

Combinar y centrar: Combina dos o más celdas contiguas seleccionadas para crear una única celda. La celda resultante contiene sólo los datos situados en la parte superior izquierda de la selección, centrados en la celda. La referencia de celda de una celda combinada es la celda situada en la parte superior izquierda del rango original seleccionado.

Moneda internacional: Aplica el estilo Moneda internacional a las celdas seleccionadas. Dependiendo del país seleccionado en el cuadro de diálogo Configuración regional de Windows, puede aparecer el botón Estilo de moneda internacional en lugar del botón Estilo de moneda.

Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato.

Aumentar decimales: Aumenta el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.

Disminuir decimales: Disminuye el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.

Disminuir Sangría: Disminuye la sangría izquierda

Aumentar Sangría: Aumenta la sangría izquierda

Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el borde que rodea al texto, párrafos, celdas, imágenes u otros objetos seleccionados.

Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imágenes.

Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que haya hecho clic.




9. Barra de fórmulas

Barra situada en la parte superior de la ventana que muestra el valor constante o fórmula utilizada en la celda activa. Para escribir o modificar valores o fórmulas, seleccione una celda o un gráfico, escriba los datos y, a continuación, presione ENTRAR. También puede hacer doble clic en una celda para modificar directamente los datos en ella.

Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

Partes de una fórmula de Excel

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

• Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.

• Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

• Operadores.  Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

• Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

Botón Función

Cuadro de nombres: Identifica la celda seleccionada, el elemento de gráfico o el objeto de dibujo. Escriba el nombre en el cuadro Nombre y, a continuación, presione ENTRAR para asignar rápidamente un nombre a una celda o a un rango seleccionado. Para desplazarse a una celda cuyo nombre se asignó previamente y seleccionarla, haga clic en su nombre en el cuadro Nombre.

Modificar Fórmula : Ayuda a crear una fórmula con funciones de hoja de cálculo.

Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados al documento.

Barra de estado

Barra situada en la parte inferior de la ventana del documento que muestra información acerca de un comando o un botón de una barra de herramientas, una operación en curso o la posición del punto de inserción.





En Excel puede crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas que ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo complejo de fórmulas. Una fórmula puede contener funciones, que son fórmulas predefinidas que ejecutan operaciones simples o complejas. Para ejecutar simultáneamente varias operaciones y que se genere uno o varios resultados, utilice una fórmula matricial.

Sintaxis

La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula. Las fórmulas en Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores del cálculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación, suma 5.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.

=(5+2)*3

Orden de Ejecución

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.

Operador Descripción

: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia

– Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponente

* y / Multiplicación y división

+ y – Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <> Comparación

Referencias de celda

Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula. La siguiente fórmula multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volverá a calcular la fórmula.

=B15*5

Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos de celdas, o a nombres o rótulos que representan a las celdas o rangos.

Funciones

Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o integradas, denominadas funciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La función más común en las hojas de cálculo es la función SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Aunque puede crearse una fórmula para calcular el valor total de unas pocas celdas que contengan valores, la función de la hoja de cálculo SUMA calcula varios rangos de celdas.

Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.

Para introducir una fórmula que contenga una función, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Modificar fórmula en la barra de fórmulas. Haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto al cuadro Funciones. Haga clic en la función que desee agregar a la fórmula. Si la función no aparece en la lista, haga clic en Más funciones para obtener una lista de las funciones adicionales. Introduzca los argumentos. Una vez completa la fórmula, presione ENTRAR.

Graficos
Puede presentar los datos de Excel en un gráfico. Los gráficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos. Puede crear gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos. También puede crear gráficos a partir de tablas dinámicas. Para crear un grafico, seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el gráfico. Si desea que los rótulos de fila o columna aparezcan en el gráfico, incluya en la selección las celdas que los contienen. Haga clic en Asistente para gráficos. Siga sus instrucciones.

Si la hoja de cálculo incluye varios niveles de rótulos de fila y columna, el gráfico también puede presentarlos. Cuando cree el gráfico, incluya en la selección los rótulos de cada nivel. Para conservar la jerarquía cuando agrega datos al gráfico, cambie el rango de celda usado para crear éste.

10. Imprimir
Para imprimir un documento es necesario tener conectada y configurada una impresora. Haga clic en el menú Archivo en comando Imprimir, seleccione la impresora en el campo Nombre y establezca la configuración en el botón Propiedades. En este botón puede especificar el tamaño de las Pagina y su orientación, además de la resolución de la impresora y calidad de Impresión. Proporcione el intervalo de las paginas que desee imprimir, si selecciona Todo, será impreso todo el documento, si solamente desea imprimir la pagina actual, haga clic en el botón Página actual, o si ha seleccionado un área del documento haga clic en Selección. Si desea también puede especificar un intervalo de paginas especifico en la opción Páginas. Puede colocar la cantidad de copias que quiera imprimir de un documento. Puede especificar imprimir solo una parte del documento. Para imprimir rápidamente luego de haber establecido estos parámetros haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar.

11. Insertar celdas, filas, columnas

Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacías e introducir datos en las mismas. Si se mueven y se copian celdas, pueden insertarse entre las celdas actuales para evitar que se peguen encima de los datos.

Para insertar celdas vacías seleccione el rango de las celdas existentes en el que desea insertar las nuevas celdas vacías. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Celdas. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.

Para insertar una única fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Filas

Para insertar una única columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B.

Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Columnas.

12. Introducción de datos

Una hoja de calculo es el documento principal que se utiliza para el almacenamiento y manipulación de datos. Cada una es una cuadricula rectangular conformada por filas y columnas. La intersección entre cada columna y cada fila es una celda, que es la unidad básica de la hoja de calculo en la cual se almacenan los datos. Si desea crear una hoja de calculo nueva haga clic en la opción Nuevo del menú Archivo o presione el botón Nuevo en la barra de herramientas estándar. Para grabar los cambios haga clic en la opción Guardar del menú Archivo o presione el botón Guardar en la barra de herramientas estándar

Para introducir datos en una celda, haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. Escriba los datos y presione INTRO o TAB. Utilice una barra o un guión para separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo 9/5/96 o Jun-96. Para introducir una hora según el horario de 12 horas, escriba un espacio y, a continuación, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducirá la hora como a.m.

Para introducir formulas, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Escriba un signo igual (=). Si hace clic en Modificar fórmula o Pegar función, Microsoft Excel insertará un signo igual. Introduzca la fórmula. Presione ENTRAR.

13. Vistas de diseño

Son las diferentes formas en que podemos visualizar en el área de trabajo, el documento que estamos editando, estas son:



Normal muestra el formato del texto y una presentación simplificada del diseño de página. La vista Normal resulta práctica para la mayoría de las tareas de aplicar y modificar formatos. Para pasar a la vista Normal, haga clic en Normal en el menú Ver. Como la que se muestra a continuación.



Vista previa de salto de página pasa la hoja de cálculo activa a vista previa de salto de página, que es una vista de modificación que muestra la hoja de cálculo tal y como se va a imprimir. En esta vista, pueden moverse los saltos de página arrastrándolos a la izquierda, a la derecha o hacia abajo. Microsoft Excel cambia automáticamente la escala de la hoja de cálculo para ajustar las columnas y las filas a la página.

Resumen

EXcel 2000 es una hoja de cálculo bajo ambiente Windows que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas para expertos de Excel, con las cuales se pueden realizar trabajos en el área administrativa, de Ingeniería, análisis de líneas de producción, etc. , aprovechando todas las ventajas que le ofrece al usuario manejar paquetes bajo ambiente Windows, como son la amigabilidad del editor de trabajos, las ayudas que ofrece Excel, la utilización teclas rápidas o combinadas para la ejecución de acciones y/o comandos del paquete, el uso del ratón para mayor movilización dentro del área del editor de Excel.




Barra de Fórmula



Cuadro de Nombres

El Cuadro de Nombres muestra la celda de referencia o el nombre de la celda activa. Para un rango, solo se muestra la celda de referencia arriba a la izquierda.

Cuando una celda con un nombre es seleccionada, como TotaldeIngresos1998, el Cuadro de Nombres se ve como:

Tener celdas con nombres y rangos es práctico para navegar por las hojas de cálculo extendidas. Los Nombres también son útiles para crear algunos tipos de fórmulas y pruebas lógicas.

Un nombre debe comenzar por una letra o un carácter subrayado y puede incluir solo letras, números, puntos y caracteres subrayados. No se permiten espacios en los nombres! Un nombre no puede ser el mismo que una celda de referencia. (De todas maneras, eso no tendría ningún propósito!)


Botones: Barra de Fórmulas

Los botones en la barra de fórmulas actúan sobre la celda seleccionada, la cual tiene su contenido exhibido en la ventana alargada a la derecha de esos botones.

La X roja cancela sus cambios si todavía no ha entrado los datos. Pulsar en la tecla ESC hace lo mismo. Si ya ha ingresado los datos dentro de la celdas , use el comando Deshacer para revertir lo que hizo. Recuerde que Deshacer recuerda no más de 16 acciones.


La tilde verde ingresa lo que ha escrito en la celda y la deja seleccionada. Pulsando la tecla ENTRAR también hace que dicha celda acepte lo que ha escrito, pero después por defecto, cambia la selección a la celda de abajo.

Mediante un clic en el botón Igual se abre un cuadro de diálogo donde puede ver el resultado de una fórmula antes de entrarla en la celda. Esto puede ahorrar mucha confusión y molestia. Atrape los errores temprano!
En Excel 2002/2003 el botón Insertar función está aquí en la izquierda del área de Fórmula. Abre un diálogo que ayuda le a escoger y completar varias funciones de la norma.



Barra de Fórmula

El lado derecho de la barra de Fórmulas muestra el contenido de la celda activa.

El contenido de una celda puede ser texto, un número, una fórmula para calcular un número, o una prueba lógica que determina que es lo que va a exhibir la celda. En la celda, normalmente ve los resultados de la fórmula o de la prueba lógica en lugar de la fórmula misma.



Cómo usar Excel como base de datos

Mucha gente utiliza Excel como una base de datos. El Excel puede ser una forma conveniente para almacenar información como una base de datos, siempre y cuando la información no seas demasiado engorrosa para ser contenida en un formato de hoja de cálculo. Dado que Microsoft Office viene con Excel, utilizar Excel como una base de datos es menos costoso que la compra de software adicional para alojar una.


Cómo configurar una hoja de cálculo de Excel como base de datos



Identifica los datos que desees incluir en la base de datos. Antes de poder crear una hoja de cálculo como base de datos, es necesario saber de qué tipo de información deseas realizar el seguimiento.


Utiliza la fila 1 como títulos de cada artículo que vas a seguir. Por ejemplo, si tu vas a utilizar el Excel como base de datos para obtener información de contacto, debes incluir nombre, dirección, número de teléfono y otros datos a través de la fila

1.       ORTOGRAFIA Y COMENTARIOS

Excel

1. Haga clic en el botón  revisar   y, a continuación, haga clic y le da las opciones para corregir texto 

2 parte

Tipos de datos. Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir en las celdas de una hoja de cálculo: Valores Constantes. Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. NÚMEROS Para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . Pts. Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad. El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes. Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Si al finalizar un número se escribe Pts, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo. Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha. Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda. FECHA U HORA Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca. Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda. Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo. Ejemplos: 1/12/99 1-12-99 2:30 PM 14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031 TEXTO Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda. Fórmulas. Es una secuencia formada por :valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-,Sen,Cos,etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Los distintos tipos de operadores son : ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^ TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <> REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser: Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5 FUNCIONES Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error. 1) Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. 2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. 3) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. 4) Los argumentos deben de separarse por ";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

Tipos de datos en Excel 2013 numericos

Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas contiene más de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta razón es importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas de Excel.

Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos:
Valores numéricos
Texto
Fórmulas

En esta lección hablaremos de los primeros dos tipos de datos y dejaremos el detalle de las fórmulas para una lección posterior.
Valores numéricos en Excel

El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha:



Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el valor numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las columnas B y C tienen los mismos valores numéricos que la columna A pero son desplegados de una manera diferente:



Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda. En el ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero son desplegados de manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue aplicado utilizando la lista de formatos que se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número.
Las fechas en Excel son números

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:



Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor numérico de una fecha es cambiando el formato de la celda al formato general. En la siguiente imagen he copiado los mismos valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato General.



De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor numérico 41275. La manera en que Excel calcula dicho número es obteniendo la cantidad de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeración comienza con esa fecha es ingresando el número 1 en una celda y posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará el valor 01/01/1900 dentro de la celda.

La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los cálculos entre fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendrá fácilmente la diferencia en días porque en realidad estará haciendo una simple resta de valores numéricos. Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la herramienta.
Precisión de los valores numéricos

En cuanto a los valores numéricos en Excel 2013 tenemos una precisión de hasta 15 dígitos, es decir, como máximo podemos tener un número de 15 dígitos. Por ejemplo, si ingresamos el números 123456789012345 en una celda, Excel lo guardará con la precisión indicada ya que el número consta exactamente de 15 dígitos pero si agregamos un 6 al final del número anterior para tener el valor numérico 1234567890123456 entonces Excel guardará dicho número con el valor 1234567890123450.

Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de Excel tienen problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores numéricos que requieran más de 15 dígitos.
Texto en Excel

El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.

Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación puedes observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:


Formulas en Excel

A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado.

Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por ahora solo debes recordar que una fórmula hace uso de los valores numéricos y el texto para hacer algún cálculo u operación y devolvernos un resultado que a su vez será un valor numérico o un texto.

Adjuntar comentarios

Como hemos visto anteriormente a una celda se le puede insertar un texto, un número o una fórmula, pero independientemente del tipo de dato que insertemos también se le puede adjuntar un comentario. Los comentarios son útiles para el usuario como avisos propios, por ejemplo para anotar como funciona una fórmula compleja o para informar de su contenido a otros usuarios.

Los pasos para adjuntar un comentario son:


Situarse en la celda en la cual queremos adjuntar el comentario (por favor abrir el Excel en una hoja en blanco).


Ir la ficha Revisar y dentro del grupo de opciones comentarios seleccionamos la opción Nuevo comentario , o bien mediante el menú contextual (hacer clic con el botón derecho del ratón) seleccionar Insertar Comentario.




Se abre un cuadro como el de la figura siguiente indicando el usuario que hace el comentario.





Escribir en el cuadro el comentario.


Para terminar hacer clic fuera del cuadro.

Modificar un Comentario

Haga clic en la celda sobre la que desee escribir un comentario.

En el menú Insertar, haga clic en Comentario.

Escriba el texto del comentario en el cuadro.

Si no desea que aparezca su nombre en el comentario, seleccione el nombre y elimínelo.

Cuando termine de escribir el texto, haga clic fuera del cuadro.

Información: El nombre del usuario que aparece en el comentario, Excel lo toma de un panel en el que aparece el nombre del usuario desde el momento en que el programa se instaló en nuestro computador. Este dato se puede observar y/o modificar desde las Opciones de Excel, dentro de Más frecuentes en el apartado nombre de Usuario.






Una celda que tiene un comentario se distingue de las demás porque tiene un triangulo rojo en su parte superior derecha.



Y al situar el cursor sobre ella se despliega el comentario.






Eliminar comentarios

Comentarios seleccionados
Seleccione las celdas que contengan los comentarios que desee eliminar.
En el menú Edición, elija Borrar y, a continuación, haga clic en Comentarios.
Todos los comentarios de una hoja de cálculo
En el menú Edición, haga clic en Ir a.
Haga clic en Especial.
Haga clic en Comentarios y luego en Aceptar.
En el menú Edición, elija Borrar y, a continuación, haga clic en Comentarios.

 Desplazarse por un Libro

Un libro de trabajo de Excel es un archivo que puede contener varias hojas de cálculo donde se organiza información relacionada en un único archivo. En un libro de trabajo es importante conocer como moverse entre las hojas de cálculo que componen al archivo y como desplazarse dentro de la misma hoja de cálculo.

Las hojas de cálculo de un libro de trabajo tienen en la parte inferior el nombre de la hoja, a esta se le llama: Etiqueta de hoja. Cuando la etiqueta de la hoja destaca del resto de las demás es porque la hoja está activa, es decir que su contenido está visible en pantalla. 

Para moverse de una hoja a otra, solo es necesario presionar con el botón izquierdo del ratón sobre la etiqueta de la hoja que se desea activar.
Otro método para moverse entre las hojas de un libro de trabajo es presionar al mismo tiempo las teclas CTRL y PAGE UP (Retroceso de página) o CTRL y PAGE DOWN (Avance de página).


Cómo moverse dentro de una hoja de cálculo...

Es posible moverse dentro de una hoja de cálculo usando el teclado o seleccionando la celda deseada.

La siguiente tabla representa los diferentes métodos para moverse en una hoja de cálculo utilizando el teclado:



TECLA
RESULTADO
Teclas de flecha Se mueve celda por celda en la dirección de la flecha.

PAGE UP, PAGE DOWN
Se mueve una pantalla arriba o una pantalla abajo.

HOME (Inicio)
Mueve el cursor a la columna A

CTRL y HOME (Inicio)
Mueve el cursor a la celda A1

CTRL y END (Fin)
Mueve el cursor a la última celda usada en la hoja.

F5 Permite escribir la referencia de una celda y moverse directamente a ella



seleccionar celdas o rangos específicos
Independientemente de si se definen o no celdas o rangos con nombre en la hoja de cálculo, se puede usar el cuadro Nombre para buscar celdas o rangos específicos y seleccionarlos rápidamente escribiendo sus nombres oreferencias de celda.


El cuadro Nombre está ubicado a la izquierda de la barra de fórmulas.

También se pueden seleccionar celdas o rangos con o sin nombre mediante el comando Ir a.

IMPORTANTE Para seleccionar celdas y rangos con nombre, en primer lugar debe definir los nombres en la hoja de cálculo. Para obtener más información para definir nombres, vea el tema sobre cómo definir y usar nombres en fórmulas.
¿Qué desea hacer?
Seleccionar celdas o rangos con o sin nombre utilizando el cuadro Nombre
Seleccionar celdas o rangos con o sin nombre utilizando el comando Ir a
Seleccionar celdas o rangos con o sin nombre utilizando el cuadro Nombre

En el cuadro Nombre, ubicado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas, realice una de las siguientes acciones:
Para seleccionar una celda o un rango con nombre, escriba el nombre y a continuación presione ENTRAR.

SUGERENCIA También puede hacer clic en la flecha situada junta al cuadro Nombre para mostrar la lista de celdas o rangos con nombre y luego hacer clic en el nombre que desee.
Para seleccionar dos o más referencias de celda o rangos, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Nombrey, a continuación, haga clic en el nombre de la primera referencia de celda o rango que desea seleccionar. A continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los nombres de otras celdas o rangos en el cuadro Nombre.

NOTA La celda o rango actualmente seleccionado permanecerá seleccionado junto con las celdas o rangos que seleccione en el cuadro Nombre.
Para seleccionar una referencia de celda o un rango sin nombre, escriba la referencia de celda o el rango de las celdas que desea seleccionar y, a continuación, presione ENTRAR.

SUGERENCIA Por ejemplo, escriba B3 para seleccionar dicha celda, o escriba B1:B3 para seleccionar un rango de tres celdas.

NOTA En el cuadro Nombre, no se pueden eliminar ni cambiar nombres que se han definido para celdas o rangos. Solo se pueden eliminar o cambiar nombres en el cuadro de diálogo Administrador de nombres (fichaFórmulas, grupo Nombres definidos). Para obtener más información, vea el tema sobre cómo definir y usar nombres en fórmulas.

VOLVER AL PRINCIPIO
Seleccionar celdas o rangos con o sin nombre utilizando el comando Ir a
En el grupo Modificar la ficha Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a.



Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+I.
En la lista Ir a, haga clic en el nombre de la celda o del rango que desea seleccionar, o escriba la referencia de celda en el cuadro Referencia.

Por ejemplo, en el cuadro Referencia, escriba B3 para seleccionar dicha celda, o escriba B1:B3 para seleccionar un rango de tres celdas. Puede seleccionar varias celdas o rangos especificándolos en el cuadro Referencia, separados por comas.

NOTA En la lista Ir a, se puede ver todas las celdas o rangos con y sin nombre seleccionados previamente mediante el comando Ir a. Para volver a una selección anterior, haga doble clic en el nombre de la referencia de celda en la lista Ir a.

SUGERENCIA Para buscar y seleccionar rápidamente todas las celdas que contienen tipos específicos de datos (como fórmulas) o solo celdas que cumplen con criterios específicos (como celdas visibles únicamente o la última celda de la hoja de cálculo que contiene datos o formato), haga clic en Especial en el cuadro de diálogo Ir a y a continuación haga clic en la opción que desee en el cuadro de diálogo Ir a Especial.

Trabajo con celdas en Excel

SELECCIONAR CELDAS:
Para seleccionar una celda, debemos hacer clic sobre dicha celda. Si son varias celdas, simplemente debemos arrastrar el puntero sobre las celdas elegidas. 


SELECCIONAR CELDAS NO CONSECUTIVAS:
Si deseamos seleccionar un rango de celdas que no estén juntas, se deberá ir haciendo clicsobre cada celda pulsando al mismo tiempo la tecla de Control.


SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS:
Podemos seleccionar todos los datos de la hoja de cálculo, pulsando en el cuadro de la esquinasuperior derecha. Al hacerlo toda la hoja quedará oscurecida:

SELECCIONAR UNA COLUMNA:
Hacer clic sobre su etiqueta situada en la parte superior (en donde aparece la letra que la identifica, en fondo gris). 

SELECCIONAR UNA FILA:
Hacer clic en la etiqueta de la fila situada a la izquierda (donde se detalla el número de las filas, en fondo gris). 

INSERTAR FILAS O COLUMNAS: 
Para añadir una fila o columna, una forma sencilla consiste en hacer clic derecho sobre la celda en donde deseamos realizar la inserción y seleccionar la opción Insertar, luego elegir si vamos a "Insertar toda una fila" o "Insertar toda una columna".

ELIMINAR FILAS O COLUMNAS: 
Para eliminar una fila o columna, hacer clic derecho sobre la celda y seleccionar la opciónEliminar, aparecerá una ventana en donde se puede decidir si se va a "Eliminar toda la fila" o "Eliminar toda la columna".

MODIFICAR EL ANCHO DE COLUMNAS:

En Excel, el ancho de una columna por defecto es de 10,71 u 80 puntos. Si deseamos modificarlo, podemos utilizar dos métodos:

- Clic derecho sobre la etiqueta de columna y elegir Ancho de columna. Luego definir el nuevo tamaño.

- Situamos el puntero entre dos etiquetas de columnas (hasta se convierta en una flecha doble) y arrastramos hasta obtener el tamaño deseado.

MODIFICAR EL ALTO DE LAS FILAS:

Las filas en Excel, pueden modificarse de cualquiera de las siguientes maneras:

- Clic derecho sobre la etiqueta de fila y elegir Alto de Fila. Luego definir el nuevo tamaño.

- Situamos el puntero entre dos etiquetas de filas (hasta que se convierta en una flecha doble) y arrastramos hasta obtener el tamaño deseado.

Llenado rápido

El llenado rápido es una aplicación muy útil de Excel, que es capaz de entender ciertas entradas de texto o número como comienzos de una serie, con lo cual se podrá, de forma rápida, rellenar un rango con una serie escribiendo únicamente el valor inicial de la misma. La forma de realizar un llenado rápido es:
Seleccionar la celda o celdas que determinen el comienzo de la serie.


Realizar un llenado arrastrando el cuadro de llenado (situar el cursor en el cuadrado de la esquina inferior derecha, el cursor se convierte en una cruz negra) a lo largo de una fila o una columna.




La serie se repetirá a lo largo de la fila o columna tantas veces sea necesario para completar las celdas seleccionadas.



Alguna de las entradas que entiende como comienzos de serie a partir de una sola celda son:



Una forma más interesante de utilizar el botón de llenado es poner datos en las dos primeras celdas de la serie. Excel analiza estos dos primeros datos y completa el resto de los datos con una progresión aritmética.

Algunos ejemplos de entradas de una serie con varias celdas consecutivas son:



Hay que tener presente que el llenado se realiza en forma ascendente si se arrastra el cuadro de llenado hacia abajo o hacia la derecha, si se arrastra hacia arriba o hacia la izquierda el llenado se realiza en forma descendente.



Opciones de llenado rápido

Al hacer un llenado rápido aparece un botón junto con un triángulo, si lo desplegamos nos da diferentes opciones de relleno.
Copiar celdas: Copia el contenido y formato de las celdas. Veamos el ejemplo:


Rellenar en serie: Hace un cálculo de como es nuestra serie y rellena tanto el contenido como el formato, en nuestro ejemplo las celdas iniciales eran: 12, 14 y las siguientes las rellena automáticamente con 16, 18, 20, 22.


Rellenar formatos sólo: Sólo copia el formato, no el contenido de las celdas de las que partimos.


Rellenar sin formato: Sólo rellena en serie el contenido, no el formato.

Crear una lista personalizada en Excel

Como has visto, las listas son de mucha utilidad al capturar información en una hoja. Por ese  motivo Excel nos da la posibilidad de crear listas personalizadas. El primer paso para crear una lista personalizada es introducir los valores de la lista en un rango de celdas.

Posteriormente debemos ir a la ficha Archivo y hacer clic sobre Opciones e ir a la sección Avanzadas donde encontraremos el botón Modificar listas personalizadas.

Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Listas personalizadas donde podremos especificar el rango de celdas que contiene nuestra lista.

Después de haber especificado el rango de celdas con la lista solamente debemos pulsar el botón Importar y se creará una nueva lista personalizada.

Utilizar una lista personalizada

Una vez creada la lista personalizada podemos utilizarla fácilmente en nuestras hojas de Excel. Solamente coloca el primer elemento de la lista y posteriormente arrastra el controlador de rellenos hacia abajo.

Crear una lista personalizada escribiendo sus entradas

Si la lista personalizada que vas a crear es muy pequeña, entonces puedes escribir directamente cada uno de los elementos en el cuadro de diálogo Listas personalizadas.

Cada elementos se deberá capturar en una fila y al terminar debes pulsar el botón Agregar para que crear la lista.

Eliminar una lista personalizada

Para eliminar una lista personalizada debes seleccionarla del recuadro Listas personalizadas y pulsar el botón Eliminar.

Desventajas de las listas personalizadas

La única desventaja que encuentro en las listas personalizadas es que la información se almacena en el registro del equipo local, es decir, en el computador donde se han creado. Eso significa que una lista no se puede utilizar en otro equipo de cómputo a menos que se vuelvan a crear.

Nombre de Archivos o Ficheros

Para insertar la ruta y el nombre del archivo en una celda, debemos escribir en la celda =celda (“filename”) y luego presionar Enter.

Determinar el directorio (o carpeta) por defecto

Al abrir o guardar un documento, por defecto, Excel siempre lo va a buscar o guardar al mismo directorio de forma predeterminada (directorio es lo mismo que carpeta). Dicho directorio es el que tiene establecido el programa por defecto y es el que aparece en el cuadro Buscar en del cuadro de diálogo Abrir o Guardar como.

Se puede establecer como directorio por defecto el que el usuario precise, de tal modo que al abrir o guardar sea dicho directorio el que se muestre abierto, nos posiciona en "el nuestro" y no en la carpeta Mis Documentos que suele ser la predeterminada de la mayoría de los programas. Esto que vamos a comentar, evita tener que seleccionar "el nuestro" cada vez que se realice alguna de las operaciones indicadas. Los pasos a seguir para modificar el directorio por defecto son:
Seleccionar la opción Menú Herramientas/Opciones.
Seleccionar la ficha o solapa General.

En el cuadro de texto Ubicación predeterminada del archivo indicar la ruta completa del directorio que se quiere establecer por defecto, en el caso de la imagen dicho directorio es Mis documentos que cuelga del directorio raíz C:.
Finalmente hacer clic sobre el botón Aceptar.

Ver dos o más hojas de cálculo al mismo tiempo

Puede comparar rápidamente dos hojas de cálculo del mismo libro o de libros diferentes si las ve una junto a la otra. También puede organizar varias hojas de cálculo para verlas todas al mismo tiempo.
¿Qué desea hacer?
Ver dos hojas de cálculo del mismo libro una junto a otra
Ver dos hojas de cálculo de libros diferentes en paralelo
Ver varias hojas de cálculo al mismo tiempo
Ver dos hojas de cálculo del mismo libro una junto a otra
En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.


En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Ver en paralelo.
En la ventana del libro, haga clic en las hojas de cálculo que desee comparar.
Para desplazar ambas hojas de cálculo al mismo tiempo, haga clic en Desplazamiento sincrónico en el grupo Ventana en la ficha Ver.

NOTA Esta opción sólo está disponible cuando está activada la opción Ver en paralelo.
Sugerencias
Si cambia el tamaño de las ventanas de los libros para obtener una vista óptima, puede hacer clic en Restablecer posición de la ventana para volver a la configuración original.
Para restaurar la ventana de un libro a tamaño completo, haga clic en Maximizar en la esquina superior derecha de la ventana del libro.

VOLVER AL PRINCIPIO
Ver dos hojas de cálculo de libros diferentes en paralelo
Abra los dos libros que contienen las hojas de cálculo que desee comparar.
En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Ver en paralelo.



NOTA Si mantiene abiertos más de dos libros, Excel muestra el cuadro de diálogo Comparar en paralelo. En este cuadro de diálogo, debajo de Comparar en paralelo con, haga clic en el libro que contenga la hoja de cálculo que desea comparar con la hoja de cálculo activa y haga clic en Aceptar.
En la ventana de cada libro, haga clic en la hoja de cálculo que desee comparar.
Para desplazar ambas hojas de cálculo al mismo tiempo, haga clic en Desplazamiento sincrónico en el grupo Ventana en la ficha Ver.

NOTA Esta opción sólo está disponible cuando está activada la opción Ver en paralelo.
Sugerencias
Si cambia el tamaño de las ventanas de los libros para obtener una vista óptima, puede hacer clic en Restablecer posición de la ventana para volver a la configuración original.
Para restaurar la ventana de un libro a tamaño completo, haga clic en Maximizar en la esquina superior derecha de la ventana del libro.

VOLVER AL PRINCIPIO
Ver varias hojas de cálculo al mismo tiempo
Abra el libro o los libros que contienen las hojas de cálculo que desea ver al mismo tiempo.
Siga uno de estos procedimientos:
Si las hojas de cálculo que desea ver están en el mismo libro, haga lo siguiente:
Haga clic en una hoja de cálculo que desee ver.
En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.


Repita los pasos 1 y 2 para cada hoja que desee ver.
Si las hojas de cálculo que desea ver están en libros diferentes, continúe con el paso 3.
En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Organizar todo.
En Organizar, haga clic en la opción que desee.
Para ver las hojas sólo del libro activo, active la casilla de verificación Ventanas del libro activo.

SUGERENCIA Para restaurar la ventana de un libro a tamaño completo, haga clic en Maximizar en la esquina superior derecha de la ventana del libro

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Función personalizada (UDF) para obtener la dirección de un hipervínculo en una celda en E
xcel
Con el cambio de Blog, al tratar de pasar mis sitios recomendados al nuevo Blog, tuve que copiar los links de una página Web y pegarlos en Excel.

A qué viene esto ?

Viene que tuve la necesidad de obtener las direcciones de links en una celda y el texto del link en otra.

Al pegar links de una página Web a Excel, se pega el texto junto con el hipervínculo, es decir, que en la celda donde esté el link le podremos dar click y nos dirigirá hacia la página Web u objeto que tenga de destino.

Obtener la dirección de los links



Al tener los links en Excel, si deseamos extraerlos a otra celda, podemos dar click derecho en la celda y elegir Modificar hipervínculo… y en el formulario que nos arroja tomar la dirección del apartado especificado como Dirección.



O podemos crear nuestra propia función personalizada (UDF) para extraer todos los hipervínculos en otras celdas y con formato de texto.

Recordemos que las funciones personalizadas deben estar contenidas en un módulo normal en el IDE de Visual Basic para Aplicaciones. Nuestra función tendrá el nombre deObtenerHipervinculo.

Código de la UDF
Function ObtenerHypervinculo(Celda As Range) 'Con la propiedad Volatile forzamos a Excel a actualizar el</span> 'resultado de la función cada que haya un cambio en el libro.</span> Application.Volatile 'Asignamos la propiedad Address de la celda con el hipervínculo. ObtenerHypervinculo = Celda.Hyperlinks.Item(1).Address End Function
El uso será como cualquier otra función de Excel. En una celda ingresamos
=ObtenerHipervinculo(Celda) y nos arrojará el texto del hipervínculo.

Trabajar en Excel con Varias Ventanas

En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.

En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Ver en paralelo.

En la ventana del libro, haga clic en las hojas de cálculo que desee comparar.

Para desplazar ambas hojas de cálculo al mismo tiempo, haga clic en Desplazamiento sincrónico en el grupo Ventana en la ficha Ver.



Direcciones de Celdas

La función DIRECCION en Excel nos ayuda a saber la dirección de una celda en una hoja de cálculo, dándonos los valores de la fila y la columna. Por ejemplo si escribes =DIRECCION (1,2) la dirección de la celda que te va a dar como resultado es la columna B y la fila 1, es decir la celda $B$1. Más adelante explicaremos por qué el resultado es una celda o dirección absoluta. 

Direcciones Relativas

Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es la siguiente: =C1*2

Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará de manera que la referencia se modifique automáticamente conforme va avanzando la fila.









Direcciones Absolutas

Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A será siempre fija mientras que la fila podría ajustarse automáticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecerá siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1. 

Direcciones Mixtas

Las referencias mixtas son útiles en multitud de ocasiones, especialmente cuando tenemos que utilizar "Autorrellenar" en una matriz de celdas (varias celdas x varias celdas), puesto que nos permite "arrastrar" una fórmula introducida en una esquina, hasta la celda opuesta en la matriz, para operar con los encabezados de columnas y filas rápidamente y de una sola vez. Podemos ver en la siguiente imagen una referencia mixta preparada para "arrastrar":




Copiar Fórmulas

Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea copiar.

En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para pegar la fórmula y el formato, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.

Para pegar la fórmula solamente, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, en Pegado especial y luego en Fórmulas.

NOTA Puede pegar solamente los resultados de la fórmula. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, en Pegado especial y luego en Valores.

Compruebe que las referencias de celda de la fórmula producen el resultado deseado. Si es necesario, cambie el tipo de referencia haciendo lo siguiente:

Seleccione la celda que contenga la fórmula.

En la barra de fórmulas, seleccione la referencia que desea cambiar.

Presione F4 para alternar las combinaciones.


Desplazar Fórmulas

Formula que al desplazarlo de forma vertical obtengas los datos horizontales tal y como se ve en la imagen animada que he puesto al inicio de esta publicación; se me ocurrió hacer este sencillo reto pensando en las referencias relativas y absolutas de Excel.




Formato de Celdas y Opciones

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:

En la Cinta de opciones.

En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.

En el cuadro de diálogo Formato de celdas.






Copiar Formato

Use Copiar formato para copiar rápidamente el formato de un elemento de un documento a otro. Seleccione aquello que le gusta, haga clic en Copiar formato y luego haga clic en lo que desea modificar para que se vea de la misma forma. Si desea copiar el formato a más de un elemento, haga doble clic en lugar de un solo clic en Copiar formato. Para salir de Copiar formato, presione Esc Copiar formato toma el formato del primer elemento, ya sea una forma, una celda, el borde de una imagen o un texto, y lo aplica al segundo. De esta manera, puede dedicar su tiempo a hacer bien el primer elemento y aplicar el mismo formato donde sea que quiera en el documento con un par de clics.






Borrar Formato
Cuando se borran celdas, se quita el contenido de las celdas (fórmulas y datos), el formato (incluidos formatos de número, formatos condicionales y bordes) o los comentarios pero se dejan las celdas vacías en la hoja de cálculo. Cuando se eliminan celdas haciendo clic en Eliminar en el menú Edición, Microsoft Excel quita las celdas de la hoja de cálculo y desplaza las celdas vecinas para llenar el espacio Seleccione las celdas, filas o columnas en las que desee borrar el formato o el contenido En el menú Edición, elija Borrar y, a continuación, haga clic en Formatos o en Contenido Puede borrar formatos y contenido haciendo clic en Todo. Esta operación también quita los comentarios de celda y la validación de los datos.






Formato Condicional

El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla. Esta es una serie de artículos que te ayudará a comprender mejor este concepto.





Auto formatos
Los autoformatos son formatos que Excel da a un grupo de celdas unidas, incluyendo algún tipo de cálculos. Sirve mucho cuando se tienen subtotales -que vienen incluidos en el comando datos. Los formatos condicionales llevan su nombre porque requieren de una condición para funcionar. Para ambos casos hay que seleccionar las celdas y después aplicar el tipo de formato deseado 

Aplicar un Estilo

Un estilo es un conjunto de características de formato, como nombre de fuente, tamaño, color, alineación y espaciado. Cuando desea aplicar más de un formato a la vez a una celda o intervalo de celdas, es más sencillo aplicar un estilo. Los estilos también ayudan a mantener la consistencia de formato en todo un libro.

Modificar un Estilo

Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinido. Aunque Microsoft Office Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el estilo de cada uno de los elementos del gráfico.



Crear un Estilo

Seleccione una celda que contenga la combinación de formatos que desee incluir en el nuevo estilo. (Puede especificar los formatos al dar nombre al estilo).

En el menú Formato, haga clic en Estilo.

En el cuadro Nombre del estilo, escriba el nombre que desee asignar al nuevo estilo.

Para definir y aplicar el estilo a las celdas seleccionadas, haga clic en Aceptar.

Para definir el estilo sin aplicarlo, haga clic en Agregar y, a continuación, en Cerrar.





Eliminar un Estilo

Una vez creado el estilo podrás acceder a él desde la sección Personalizada de la galería de estilos de celda. Si por alguna razón necesitas eliminar un estilo de celda personalizado, debes hacer clic derecho sobre su nombre y seleccionar la opción Eliminar.



Copiar un Estilo a otro Libro

Abra el libro que contenga los estilos que desee copiar.

Abra el libro al que desee copiar los estilos y, a continuación, haga clic en Estilo del menú Formato.

Haga clic en Combinar.

En el cuadro Combinar estilos, haga doble clic en el libro que contenga los estilos que desee copiar.



Protección de Celdas

Pon atención a la sentencia mostrada que dice Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas. De manera predeterminada todas las celdas de una hoja están “bloqueadas”. Suena un tanto confuso, pero se refiere a las celdas que son susceptibles a ser bloqueadas. Por ahora cierra el cuadro de diálogo Proteger hoja y continúa leyendo para saber más al respecto.



Inmovilizar Paneles

Cuando desees quitar la inmovilización de paneles solamente debes seleccionar el comando Inmovilizar y seleccionar la opción Movilizar paneles.



Funciones de excel

Funciones de búsqueda y referencia

Funciones lógicas

Funciones de texto

Funciones de fecha y hora

Funciones de información

Funciones estadísticas

Funciones matemáticas y trigonométricas

Funciones financieras

Funciones de ingeniería

Funciones de base de datos

Funciones de cubo











Sintaxis de una Función

La sintaxis de una función para Excel es de la siguiente manera =nombre de la función (argumento;argumento;argumento). Cada función tiene un conjunto de argumentos válidos. Pueden ser valores numéricos, alfanuméricos, direcciones de celdas, valores lógicos, etc. e incluso otras funciones.



Insertar Función

El cuadro de diálogo Insertar función en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar la función adecuada y nos da información sobre sus argumentos Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar función podrás evitar utilizar el teclado y podrás hacer prácticamente todo con el puntero del ratón. Existen tres maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es haciendo clic sobre el botón Insertar función de la ficha Fórmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de fórmulas el cual se muestra como fx. El tercer método es seleccionar la opción de menú Más funciones que se muestra al pulsar el botón Autosuma.



Botones de la Ficha Fórmulas

Inicio.

Insertar

Fórmulas

Revisar

Vista



La Función Autosuma

Esto se consigue con la función “Autosuma” y se opera de la siguiente manera Se selecciona la celda que se encuentra debajo de la columna que deseamos totalizar (sumar). Esta puede ser una o varias. En el ejemplo hemos seleccionado B23:E23 Pulsamos la opción “Autosuma” y obtenemos el valor total de la suma correspondiente a los datos de la columna.



Funciones Anidadas

En este artículo aclararemos que son las funciones anidadas. En ciertos casos, puede que necesite usar una función determinada dentro de otra, como parte de uno de los argumentos (recuerde que el argumento es el valor o conjunto de valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos) de otra función.



Modificar Funciones

En el programa Excel al igual que puedes editar los datos y cambiar el texto y los números introducidos, también puedes modificar las fórmulas.



Para ello previamente has de editar la fórmula.



Para editar una fórmula puedes optar por dos caminos:



1. Hacer doble clic en la celda que contiene la misma.



2. Situarte en la barra de fórmulas y realizar el cambio.



Para practicar el editar una fórmula vas a realizar un sencillo ejercicio:



Abre una hoja de cálculo en blanco.



Sitúate en la celda A1.



Escribe con el teclado la fórmula siguiente: =1+2, pulsa Intro.

En la celda aparecerá el valor 3 que es el resultado de dicha suma.



Haz doble clic sobre la celda A1 justo al final de la misma.



El cursor se ha situado detrás del 2.



Pulsa la tecla Retroceso.



El número 2 se borra.



Escribe otro número cualquiera por ejemplo un 10 y pulsa Intro.



Ahora en la celda A1 el resultado de la operación que se muestra es 11.



Referencias Circulares

Una referencia circular indirecta se crea cuando una fórmula hace referencia a otras celdas que a su vez hacen referencia a la celda original. Por ejemplo, la celda A1 tiene la fórmula =A2 + A3 y A3 tiene la fórmula =A4 + A1 Cuando Excel encuentra una referencia circular, ya sea directa o indirecta, muestra un mensaje de advertencia de referencia circular que muestra dos botones. El botón Aceptar permite dejar la referencia circular tal como se ha definido y el botón Ayuda muestra información de ayuda sobre el tema de referencias circulares.



Funciones matemáticas y trigonométricas

Las funciones matemáticas de Excel son utilizadas para ejecutar varias operaciones aritméticas como la suma y el producto de dos números. Las funciones trigonométricas de Excel permitirán obtener el seno, coseno y tangente de un ángulo especificado.







Funciones de Fecha y Hora

Puedes indicar en Excel funciones para trabajar con fechas y horas, esta herramienta dispone de un gran número de fórmulas para realizar cálculos con estos parámetros. A continuación te muestro las funciones de fecha y hora más comunes, acompañando una breve explicación de la acción que realizan.



Funciones estadísticas

Las funciones estadísticas de Excel te permitirán realizar un análisis estadístico de tus datos. Podrás obtener la covarianza, la desviación estándar, distribución beta, distribución binomial entre otras.



Funciones de Texto

La función texto convierte un valor numérico en texto y le permite especificar el formato de presentación mediante cadenas de formato especiales. Esa función es útil cuando desea ver los números en un formato más legible o cuando desea combinar números con texto o símbolos. Por ejemplo, supongamos que la celda A1 contiene el número 23,5. Para que el formato del número sea un importe de moneda



Funciones de búsqueda y referencia en Excel

Las funciones de búsqueda y referencia en Excel nos permiten encontrar valores dentro de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. También nos ayudan a obtener información de referencia de las celdas.



Nombrar Rangos de Celdas

Estos nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la compresión de la misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignarás un nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas



Funciones de Información

Las funciones de información de Excel son útiles para obtener información acerca de las hojas de trabajo y su contenido tales como su ubicación dentro de la hoja, ,su formato, el tipo de valor que contiene una celda o inclusive si la celda tiene el valor de error



Funciones Lógicas - Función Si

Esta fórmula permite contar elementos que cumplen un cierto criterio. Este criterio puede ser por ejemplo que las celdas sean iguales a un cierto valor, o que sean mayor/menos que un valor, o que sean iguales que algún texto, etc.



Funciones Lógicas - Función Y

La función Y en Excel es una función lógica que nos permitirá evaluar varias expresiones lógicas y saber si todas ellas son verdaderas. Será suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la función también sea falso.



Funciones Lógicas - Función O

La función O es una de las funciones lógicas de Excel y como cualquier otra función lógica solamente devuelve los valores verdadero o falso después de haber evaluado las expresiones lógicas que se hayan colocado como argumentos.

Funciones Financieras - PAGO

La función PAGO te devuelve la mensualidad que debes pagar al pedir un préstamo con interés constante. Los tres primeros argumentos son obligatorios



Funciones Financieras - PAGOINT

La función PAGOINT te dice que parte de interés pagas en un mes concreto





Funciones Financieras - PAGO.INT.ENTRE

Devuelve la cantidad de interés pagado entre dos períodos, en un sistema de amortización de préstamo con cuotas constantes vencida o anticipadas



Funciones Financieras - PAGO.PRINC.ENTRE

Capital acumulado. Devuelve la cantidad acumulada de capital pagado sobre un préstamo en un período de tiempo para una inversión con tipo constante de interés. Calcula el interés acumulativo pagado para un período de inversión con una tasa de interés constante



Funciones Financieras - PAGOPRIN

Devuelve el pago sobre el capital de una inversión durante un período determinado basándose en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante.



Funciones Financieras - TASA

TASA(núm_per, pago, va, [vf], [tipo], [estimar])

núm_per (obligatorio): Número de períodos de pago de un préstamo.

pago (obligatorio): Pago efectuado en cada período.

va (obligatorio): Valor actual.

vf (opcional): Valor futuro.

tipo (opcional): Indica el momento del pago: 1 = inicio del período, 0 = final del período.

estimar (opcional): Estimación de la tasa de interés.



Funciones Financieras - TASADESC

TASA.DESC(liquidación, vencimiento, precio, amortización, [base])

liquidacion (obligatorio): Fecha de liquidación del valor bursátil.

vencimiento (obligatorio): Fecha de vencimiento del valor bursátil.

precio (obligatorio): El precio del valor bursátil por cada 100$ de valor nominal.

amortización (obligatorio): Rendimiento del valor bursátil por cada 100$ de valor nominal.

base (opcional): 0 = 360 días, 1 = real, 2 = real/360, 3 = real/365.



Funciones Financieras – TASAINT

(liquidación, vencimiento, inversión, valor_de_rescate, [base])

liquidación (obligatorio): Fecha de liquidación del valor bursátil.

vencimiento (obligatorio): Fecha de vencimiento del valor bursátil.

inversión (obligatorio): Cantidad de dinero invertida en el valor bursátil.

valor_de_rescate (obligatorio): Valor que se recibirá en la fecha de vencimiento.

base (opcional): 0 = 360 días, 1 = real, 2 = real/360, 3 = real/365.







Funciones Financieras - TASA.NOMINAL

TASA.NOMINAL(tasa_efectiva; núm_per_año)

Tasa_efectiva es la tasa de interés efectiva.

Núm_per_año es el número de períodos de interés compuesto por año.

El argumento núm_per_año se trunca a entero.

Si alguno de los argumentos no es numérico, TASA.NOMINAL devuelve el valor de error #¡VALOR!

Si tasa_efectiva ≤ 0 o si núm_per_año < 1, TASA.NOMINAL devuelve el valor de error #¡NUM!

TASA.NOMINAL está relacionado con INT.EFECTIVO como se indica a continuación



Funciones Financieras - TIR

Devuelve la tasa interna de retorno de los flujos de caja representados por los números del argumento valores. Estos flujos de caja no tienen por qué ser constantes, como es el caso en una anualidad. Sin embargo, los flujos de caja deben ocurrir en intervalos regulares, como meses o años. La tasa interna de retorno equivale a la tasa de interés producida por un proyecto de inversión con pagos (valores negativos) e ingresos (valores positivos) que se producen en períodos regulares.



Funciones Financieras – TIRM

TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversión)

Valores es una matriz o una referencia a celdas que contienen números. Estos números representan una serie de pagos (valores negativos) e ingresos (valores positivos) que se realizan en períodos regulares.

El argumento valores debe contener por lo menos un valor positivo y uno negativo para poder calcular la tasa interna de retorno modificada. De lo contrario, TIRM devuelve el valor de error #¡DIV/0!

Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.

Tasa_financiamiento es la tasa de interés que se paga por el dinero utilizado en los flujos de caja.

Tasa_reinversión es la tasa de interés obtenida por los flujos de caja a medida que se reinvierten.



Funciones Financieras - TIR.NO.PER

Valores es una serie de flujos de caja que corresponde a un calendario de pagos determinado por el argumento fechas. El primer pago es opcional y corresponde al costo o pago en que se incurre al principio de la inversión. Si el primer valor es un costo o un pago, debe ser un valor negativo. Todos los pagos sucesivos se descuentan basándose en un año de 365 días. La serie de valores debe incluir al menos un valor positivo y un valor negativo Fechas es un calendario de fechas de pago que corresponde a los pagos del flujo de caja. La primera fecha de pago indica el principio del calendario de pagos. El resto de las fechas deben ser posteriores a ésta, pero pueden aparecer en cualquier orden. Las fechas deben especificarse utilizando la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.

Función DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes)

Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, usando el método de depreciación de saldo fijo.

Costo = es el valor inicial del bien.

Valor_residual = es el valor al final de la depreciación del bien.

Vida = es el número de periodos durante el cual se deprecia el bien (también conocido como vida útil)

Periodo = es el periodo para el que se desea calcular la depreciación.

Mes = es el número de meses del primer año, si no se especifica, se asume que es 12

Ejemplo:

Hemos comprado un coche que vale 20.000 € y suponemos que a los 5 años su valor puede estar por 9.000 €. Queremos saber cual es su depreciación a los 6 meses de haberlo adquirido.

Si introducimos estos datos DB(20000;9000;5;1;6) nos debe dar como resultado 1.480 €, es decir a los seis meses de su compra el coche vale 18.520 €.

Función DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)

Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, mediante el método de depreciación por doble disminución de saldo u otro método que se especifique.

El método de depreciación por doble disminución del saldo calcula la depreciación a una tasa acelerada. La depreciación es más alta durante el primer período y disminuye en períodos sucesivos.

Costo = es el valor inicial del bien.

Valor_residual = es el valor al final de la depreciación del bien.

Periodo = es el periodo para el que se desea calcular la depreciación.

Factor = es la tasa a la que disminuye el saldo. Si factor se omite, se supondrá que es 2 ( el método de depreciación por doble disminución del saldo)

Ejemplo:

Sigamos con el ejemplo del coche.

Por tanto si introducimos estos datos DDB(20000;9000;5;1) nos debe dar como resultado 8.000 €, es decir en el primer año de su compra el coche vale 12.000€.

Función DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;periodo_final;factor;sin_cambios)

Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, incluyendo periodos parciales, usando el método de amortización acelerada, con una tasa doble y según el coeficiente que especifique.

Las iniciales DVS corresponden a Disminución Variable del Saldo.

Costo = es el costo inicial del bien.

Valor_residual = es el valor final de la depreciación del bien.

Vida = vida útil del bien.

Periodo_inicial = es el periodo inicial para el que se desea calcular la amortización.

Periodo_final = es el periodo final para el que se desea calcular la amortización.

Factor = es la tasa a la que disminuye el saldo. Si el argumento factor se omite, se calculara como 2 ( el método de amortización con una tasa doble de disminución del saldo)

Sin_cambios = es un valor lógico que especifica si deberá cambiar el método directo de depreciación cuando la depreciación sea mayor que el cálculo del saldo.

Si el argumento sin_cambios es VERDADERO, no cambia al método directo de depreciación aun cuando ésta sea mayor que el cálculo del saldo en disminución.

Si el argumento sin_cambios es FALSO o se omite, cambia al método directo de depreciación cuando la depreciación es mayor que el cálculo del saldo en disminución.

Ejemplo:

Si introducimos estos datos DVS(5000;500;5*12;0;1) nos debe dar como resultado 166,67 €, es decir al primer mes de su compra el objeto vale 4833,33 € (166,67€ menos que cuando se compró).

Vincular celdas o rangos.

Es posible visualizar el contenido de una celda, o de un rango en otras celdas de la misma hoja de cálculo o de otras hojas del mismo libro o incluso de otro libro. Para ello se crea un vínculo entre las celdas, esto es, se iguala el contenido de una celda con el de otra, por lo que al modificar el contenido de las celdas originales automáticamente se modifica el contenido de las celdas vinculadas a las mismas.

Existen varios procedimientos que proporcionan el mismo resultado. Vamos a desarrollarlos.

Para conseguir la vinculación de celdas realizamos los siguientes pasos:
Seleccionar la celda o el rango que contiene la información que se quiere visualizar en otro punto del libro.

Seleccionar la opción Copiar de la ficha Inicio, o bien desde el menú contextual.

Acceder a la hoja correspondiente del libro en la cual se quiere disponer de la información.

Situarse en la celda a partir de la cual, hacia su derecha y hacia abajo, se van a incluir los datos del rango seleccionado.

Seleccionar la opción Pegado de la ficha de Inicio, y dentro de la misma Pegar vínculos -recordemos que el pegado con vínculos es un tipo de pegado especial-.



Si pegamos directamente las celdas sin otra especificación, podemos pulsar sobre el botón de Opciones de pegado que aparecen junto con la celda o rango de las mismas que hemos pegado, y desde allí marcar la opción Vincular celdas.





Observar dentro de la barra de fórmulas, que el contenido de la celda vinculada corresponde a la dirección de la celda original precedida del signo "=".



Bloques tridimensionales.

Sabemos que es posible seleccionar más de una hoja dentro de un libro, por ejemplo para imprimir más de una hoja o bien para trabajar conjuntamente con los datos de esas hojas. Recordemos los métodos de selección de hojas; son los siguientes:
- Para seleccionar varias hojas consecutivas, haremos clic en la ficha de la primera del grupo, mantendremos pulsada la tecla MAYÚS y haremos clic en la última -la de más a la derecha- del grupo. Por ejemplo, tenemos tantas hojas como meses del año y deseamos seleccionar todas desde la de Enero hasta la de Diciembre.

- Para seleccionar varias hojas NO consecutivas, haremos clic en la ficha de cada una de las hojas -quizás no consecutivas- que se deseen seleccionar mientras se mantienen pulsada la tecla CTRL. Por ejemplo, se disponen de tantas hojas como vendedores en el equipo de comerciales de la empresa y en cada hoja los datos de las ventas de cada uno de ellos. El formato y distribución de datos para cada uno es el mismo, pero los datos cambian, evidentemente, para cada vendedor. Se desea, por ejemplo, totalizar las ventas de ciertos vendedores aislados y no necesariamente las de todos ellos.

Teniendo seleccionadas varias hojas, cualquier modificación que se realice en una de esas hojas, se plasmará en todas las hojas que componen el bloque de selección. Esta modificación ya puede ser de formato o bien de contenido de celdas.

El empleo de bloques tridimensionales permite realizar de forma rápida una serie de operaciones comunes a todas las hojas seleccionadas.

Supongamos, por ejemplo, que deseamos diseñar una hoja de contabilidad sencilla, que contenga los ingresos, los gastos y los beneficios, para todos los meses del año y deseamos los datos de cada mes en una hoja; una solapa para enero, otra para febrero, otra para marzo... De este modo, utilizando bloques tridimensionales, podríamos realizar operaciones dentro de una de ellas, que se aplicarían a todas las hojas que lo componen.



Algunas de las operaciones que van a afectar a todo el bloque tridimensional son las siguientes:



ntroducción de datos.

En el ejemplo de los apartados anteriores se observa como las tres hojas del libro presentan un contenido similar.



En este caso se puede introducir dicho contenido en todas las hojas sin más que teclearlo en una de ellas. Para ello debemos crear de manera previa todas las hojas que vamos a utilizar, ordenarlas y asignarles un nombre. Una vez hecho esto, seguiremos los siguientes pasos:


Hacer clic sobre la solapa de la primera hoja.

Manteniendo la tecla Mayúsculas pulsada hacer clic sobre la solapa de la tercera hoja.

Introducir el contenido deseado en las celdas de cualquiera de las hojas seleccionadas. Automáticamente en las celdas de todas las hojas que componen el bloque tridimensional, aparecen los mismos contenidos. Es decir, el contenido se ha calcado ha tantas hojas como tuviéramos seleccionadas.



Agregar, eliminar o mover saltos de página


Para imprimir el número exacto de páginas que desee, puede utilizar la opción Vista previa de salto de página para ajustar rápidamente los saltos de página. En esta vista, los saltos de página insertados de forma manual aparecen como líneas continuas. Las líneas discontinuas reflejan los saltos de página que Microsoft Office Excel aplicará automáticamente.

La vista Vista previa de salto de página es especialmente útil para ver cómo afectan otros cambios (como la orientación de página y los cambios de formato) a los saltos de página automáticos. Por ejemplo, la modificación del alto de las filas y del ancho de las columnas puede afectar a la colocación automática de los saltos de página. También puede modificar los saltos de página a los que afecte la configuración del controlador de la impresora actual.
En el grupo Vistas de libro de la ficha Vista, haga clic en Vista previa de salto de página.



SUGERENCIA También puede hacer clic en Vista previa de salto de página en la barra de estado.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para mover un salto de página, arrástrelo hasta una nueva posición.

NOTA Al mover un salto de página automático, éste se transforma en salto manual.
Para insertar saltos de página verticales u horizontales, seleccione una fila o columna debajo o a la derecha del lugar donde desee insertarlo, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Insertar salto de página en el menú contextual.
Para quitar un salto de página manual, arrástrelo fuera del área de vista previa de salto de página.
Para quitar todos los saltos de página manuales, haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier celda de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Restablecer todos los saltos de página en el menú contextual.

Insertar, mover o eliminar saltos de página manuales en una hoja de cálculo


Los saltos de página son divisores que separan una hoja de cálculo en distintas páginas para la impresión. Microsoft Excel inserta automáticamente los saltos de página basándose en el tamaño del papel, la configuración de los márgenes, las opciones de aplicación de escala y las posiciones de los saltos de página manuales que se hayan insertado. Para imprimir una hoja de cálculo con la cantidad exacta de páginas deseada, puede ajustar los saltos de página en la hoja de cálculo antes de imprimirla.

Aunque se puede trabajar con los saltos de página en la vista Normal, es recomendable usar la vista Vista previa de salto de página para ajustar los saltos de página, para poder ver cómo afectarán otros cambios que realice (como cambios de orientación de página y de formato) a los saltos de página automáticos. Por ejemplo, podrá ver cómo un cambio al alto de las filas y al ancho de las columnas afectará a la ubicación de los saltos de página automáticos.

Para anular los saltos de página automáticos que inserta Excel, puede insertar sus propios saltos de página manuales, mover los ya existentes o eliminar cualquiera de ellos. También puede eliminar rápidamente todos los saltos de página que se hayan insertado manualmente. Cuando haya terminado de trabajar con los saltos de página, puede volver a la vista Normal.
Obtener más información sobre los saltos de página

El mejor modo de ver todos los saltos de página en el libro es usar la Vista previa de salto de página. Esta vista usa un formato diferente para mostrar cada tipo de salto de página:
Líneas de guiones Una línea de guiones indica un salto de página automático.


Líneas continuas Una línea continua indica un salto de página manual.



De manera predeterminada, los saltos de página no aparecen en la vista Normal. Sin embargo, si desea ver los saltos de página en la vista Normal, puede hacerlos visibles.

En la vista Normal, puede usar el comando Saltos (pestaña Diseño de página, grupo Configurar página) para insertar, eliminar y restablecer saltos de página; sin embargo, en esta vista no es posible arrastrar los saltos de página a otra ubicación.

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Insertar un salto de página
Seleccione la hoja de cálculo que desea modificar.
En el grupo Vistas de libro de la pestaña Vista, haga clic en Vista previa de salto de página.



SUGERENCIA También puede hacer clic en Vista previa de salto de página en la barra de estado.

NOTA Si se muestra el cuadro de diálogo Vista previa de salto de página, haga clic en Aceptar. Para que no se muestre este cuadro de diálogo cada vez que tiene acceso a Vista previa de salto de página, active la casilla de verificación No mostrar este diálogo nuevamente antes de hacer clic en Aceptar.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para insertar un salto de página horizontal, seleccione la fila situada debajo del lugar donde desea insertarlo.
Para insertar un salto de página vertical, seleccione la columna situada a la derecha del lugar donde desea insertarlo.
En el grupo Configurar página de la pestaña Diseño de página, haga clic en Saltos.


Haga clic en Insertar salto de página.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario en la fila o la columna situadas debajo o a la derecha del lugar donde desea inserta el salto de página y luego hacer clic en Insertar salto de página.

NOTA Si los saltos de página manuales que inserte no surten efecto, es posible que se haya seleccionado la opción de escala Ajustar a en la pestaña Página del cuadro de diálogo Configurar página (pestaña Diseño de página, grupo Configurar página, selector de cuadro de diálogo ). Para usar los saltos de página manuales, cambie el modo de escala a Ajustar al.

VOLVER AL PRINCIPIO
Mover un salto de página

IMPORTANTE Para que sea posible arrastrar saltos de página a otra ubicación de la hoja de cálculo, asegúrese de que esté habilitada la característica de arrastre. Si no lo está, no podrá mover ningún salto de página.
Para comprobar si la característica de arrastre está habilitada, siga este procedimiento:
Haga clic en la pestaña Archivo.
En el menú Ayuda, haga clic en Opciones.
En la categoría Avanzado, en Opciones de edición, seleccione la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas y luego haga clic en Aceptar.
Seleccione la hoja de cálculo que desea modificar.
En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista previa de salto de página.



SUGERENCIA También puede hacer clic en Vista previa de salto de página en la barra de estado.

NOTA Si se muestra el cuadro de diálogo Vista previa de salto de página, haga clic en Aceptar. Para que no se muestre este cuadro de diálogo cada vez que tiene acceso a Vista previa de salto de página, active la casilla de verificación No mostrar este diálogo nuevamente antes de hacer clic en Aceptar.
Para mover un salto de página, arrástrelo hasta una nueva posición.

NOTA Al mover un salto de página automático, éste se transforma en salto manual.

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Eliminar un salto de página insertado manualmente

NOTA Los saltos de página que agrega Excel automáticamente no se pueden eliminar. Agregar saltos de página manuales, cambiar la orientación de la página o ajustar los anchos de columna y los altos de fila puede afectar a los saltos de página insertados automáticamente.

Para eliminar un salto de página insertado manualmente, siga este procedimiento:
Seleccione la hoja de cálculo que desea modificar.
En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista previa de salto de página.



SUGERENCIA También puede hacer clic en Vista previa de salto de página en la barra de estado.

NOTA Si se muestra el cuadro de diálogo Vista previa de salto de página, haga clic en Aceptar. Para que no se muestre este cuadro de diálogo cada vez que tiene acceso a Vista previa de salto de página, active la casilla de verificación No mostrar este diálogo nuevamente antes de hacer clic en Aceptar.
Realice uno de los procedimientos siguientes:
Para eliminar un salto de página vertical, seleccione la columna a la derecha del salto de página que desee eliminar.
Para eliminar un salto de página horizontal, seleccione la fila debajo del salto de página que desee eliminar.

NOTA Los saltos de página automáticos no se pueden eliminar.
En el grupo Configurar página de la pestaña Diseño de página, haga clic en Saltos.


Haga clic en Quitar salto de página.

SUGERENCIA Los saltos de página también se pueden eliminar arrastrándolos fuera del área de vista previa de saltos de página (hacia la izquierda o la derecha en el caso de los saltos de página verticales, o arriba o abajo para los horizontales). Si no puede arrastrar los saltos de página, asegúrese de que esté habilitada la característica de arrastre. Para obtener más información, vea Mover un salto de página.

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Eliminar todos los saltos de página manuales

NOTA Este procedimiento elimina todos los saltos de página manuales y restablece la hoja de cálculo para que solamente muestre los saltos de página automáticos.
Haga clic en la hoja de cálculo que desee modificar.
En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista previa de salto de página.



SUGERENCIA También puede hacer clic en Vista previa de salto de página en la barra de estado.

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Base de datos en Excel

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.

Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas personas, como un repositorio de datos.

Diseño de bases de datos en Excel

Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en esta ocasión hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una base de datos en Excel que te permitirán organizar y estructurar adecuadamente la información.

Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crear un catálogo de sus libros en Excel así como tener una lista de sus clientes y las órdenes de compra. Antes de crear la base de datos en Excel comenzaremos por crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el artículo Diseño de bases de datos.

Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos

Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar las tablas que ocuparemos para organizar la información. Para nuestro ejemplo de la librería podemos mencionar las siguientes tablas:

Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner atención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos que interactúan en la problemática analizada. En este caso los sujetos principales son los libros, los clientes y las órdenes.

Paso 2: Determinar los campos de las tablas

Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada una de sus columnas (campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y nos ayudará a identificar cada una de las propiedades de un elemento de la tabla.

Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su código ISBN, el título, el autor y el precio por lo que dicha tabla quedará definida de la siguiente manera:

Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu disposición para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunas empresas o negocios tendrán interés  en capturar más información sobre sus clientes lo cual hará que su tabla de Clientes tenga más campos que los mostrados en el ejemplo anterior.

Paso 3: Identificar la llave primaria de cada tabla

Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la llave primaria ya que es un código único internacional para cada libro publicado por lo que dicho número jamás se repetirá.

En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número consecutivo que identificará de manera única cada una de las filas.

Paso 4: Identificar las relaciones entre tablas

Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la información de las tablas a través de la relación que existe entre dos de sus campos. Por ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero saber el título del libro que ha sido vendido, bastará con relacionar la columna ISBN de la tabla Órdenes con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el título.

De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden de compra, solo deberé seguir la relación indicada por el campo IDCliente en ambas tablas.

Paso 5: Identificar datos repetidos en tablas

Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base de datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisiones adecuadas para evitarlos.

Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener uno o más títulos escritos por el mismo autor. En ese caso, estaríamos repitiendo el nombre y apellido del autor en varios registros de la tabla.

Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que almacene la información de los autores y hacer referencia a dicha tabla a través de su campo llave tal como se muestra en la siguiente imagen:

De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los autores y también se evitará la captura de un sin número de variantes del mismo. Para seguir con nuestro análisis, haremos una captura de datos de prueba de una orden, por ejemplo:

Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente ha comprado 3 libros, siendo dos de esas copias del mismo título. El problema con estos datos es que se repite el número de orden y eso no sería posible ya que esa es nuestra llave primaria en la tabla y no puede repetirse. Además para cada registro se repite la Fecha, así como las columnas IDCliente y TipoPago. Para resolver este problema debemos crear una tabla adicional que almacenará los libros de cada orden de compra de la siguiente manera:

Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hecho tomar la decisión de agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar el espacio utilizado por nuestra base de datos que será de gran importancia al momento de que los datos crezcan. De esta manera nuestro diseño final queda de la siguiente manera:

Crear la base de datos en Excel

Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones:

• Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.
• Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.

El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.

Consultar la base de datos en Excel

Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer los datos, seguramente te encontrarás con la necesidad de relacionar la información de diferentes tablas para obtener datos complementarios. Por ejemplo, considera las siguientes dos tablas:

La Hoja.Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja.Clientes contiene la tabla Clientes. Si al consultar la tabla Ordenes deseo conocer el Email del cliente que ha efectuado dicha compra, puedo utilizar funciones de Excel para obtener dicha información. Ya que estoy utilizando tablas de Excel, puedo hacer uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:

=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)

Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la tabla Ordenes, dentro de la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta última tabla. Observa el resultado de la fórmula:

El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue hecha por el cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo Email es el mostrado en la celda F2. De esta manera puedes relacionar la información de las diferentes tablas en tu base de datos en Excel, ya sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos permite crear fórmulas para buscar datos.

Si quieres practicar un poco más con este tipo de fórmulas, descarga el libro de trabajo que contiene el ejemplo que acabamos de realizar. Antes de finalizar este artículo, es necesario hacer algunas aclaraciones importantes sobre las bases de datos en Excel, pero para eso necesito explicar un poco sobre los sistemas de gestión de bases de datos.

Sistemas de gestión de bases de datos (DBMS)

Varias décadas atrás, cuando las computadoras comenzaron a hacerse más rápidas y eficientes en el manejo de información, se hizo necesaria la creación de un sistema que se encargase de las operaciones con los datos. Desde la década de los años sesenta se crearon los primeros sistemas de gestión de bases de datos (DBMS por sus siglas en inglés), cuya finalidad era facilitar el almacenamiento, modificación y extracción de los datos.

El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a la información y dicho objetivo se logra porque los usuarios o aplicaciones solo pueden obtener datos utilizando alguna interfaz o lenguaje de alto nivel como SQL y el sistema de gestión de bases de datos se encargará de devolver la información solicitada ya que el usuario, o aplicación, jamás tiene contacto directo con los datos.

Es muy común que en el campo de la informática se hable de que una base de datos debe tener un DBMS para ser considerada como una verdadera base de datos. Un ejemplo de un DBMS es el producto de Microsoft conocido como SQL Server que es un motor de base de datos diseñado para el ambiente empresarial.

Excel no es un DBMS

Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para almacenar información, eso no lo convierte en unsistema de gestión de bases de datos. Excel no tiene un servicio que controle la inserción o eliminación de los datos sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente en la aplicación.

Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar nuestros datos son las siguientes:

• Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo.
• Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos crezca en gran manera.
• No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para proteger ciertos datos de ciertos usuarios.

Qué es el autofiltro

La herramienta Autofiltro permite separar los distintos elementos de una lista de manera totalmente automática, o sea, sin más que indicar a Excel los criterios oportunos de filtro. Cuando se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la vista todos aquellos registros (filas) de esa lista que no cumplan la condición que deseemos. De esa manera, quedará visible solamente el conjunto de registros que hayamos elegido.

La operación de filtrar datos suele hacerse cuando trabajamos con listas muy grandes que no nos permiten visualizar de una pasada rápida cuáles son los elementos de la lista que satisfacen una condición concreta. Por ejemplo, si tenemos una lista en la que aparezcan todas las poblaciones de España ordenadas alfabéticamente y queremos ver sólo las que pertenecen a la provincia de Badajoz, la tarea de ir buscando una por una sería larga y tediosa. Con Autofiltro podemos especificar a Excel que muestre sólo aquellas poblaciones que satisfagan la condición de que la provincia a la que pertenecen sea Badajoz. De forma automática, Excel realizará el trabajo de búsqueda por nosotros y ocultará todas las poblaciones del resto de provincias.

Filtrar datos por columnas

En la figura 10.1 puedes ver una lista de películas, dibujos animados y vídeos musicales acompañada de la categoría de cada programa, de la duración y del número de cinta en el que se encuentra cada uno. Aunque no puedas verlo, esta lista consta de 283 registros. Supón que queremos saber qué películas de la lista pertenecen a la categoríaComedia, o cuales tienen una Duración que empiece por 9 o, en general que necesitásemos seleccionar determinados registros en función de cualquier criterio. Pues bien, todo ello es posible empleando la característica Autofiltro de Excel.



Figura 10.1. Una lista de películas, dibujos animados y vídeos musicales

Vamos a ver cómo funciona Autofiltro. Supongamos, para empezar, que nos interesa conocer qué registros de la lista pertenecen a la categoría Comedia. El primer paso será seleccionar la lista. Para ello basta con que sitúes el puntero de celda en cualquier celda de la misma ya que, como ocurría al ordenar listas, cuando se usa Autofiltro Excel selecciona la lista por ti.

A continuación ejecuta el comando Filtro en la ficha Datos de la cinta de opciones (o en la ficha Inicio, en el grupo Modificar).

Si te fijas detenidamente en la lista, podrás ver que junto a los encabezados de las columnas han aparecido unas flechas a través de las cuales puedes desplegar listas con los datos de toda la columna. Eso significa que hemos entrado en el modo Filtrar.

Ahora haz clic en la flecha de la columna Categoría y observa la lista que aparece (observa la figura 10.2).



Figura 10.2. Lista de Autofiltro correspondiente a la columna Categoría

Las primeras opciones de esta lista son para ordenar la lista como vimos en el capítulo anterior. Pero debajo de estas opciones está lo que nos interesa; los nombres de todas las categorías de programas que hay en la lista. Todas llevan una casilla de verificación porque en realidad, todas filtran la lista, así desmarca Seleccionar todo. Si ahora marcas la opción Comedia, y aceptas, Excel ocultará de la vista todas las filas de la lista cuya categoría no sea ésta. Hazlo y mira luego la figura 10.3.



Figura 10.3. Lista filtrada. Desaparecen todos los elementos cuya categoría no seaComedia

Observa que:

ð La flechita del campo Categoría aparece con el icono del filtro, para mostrar que los datos de la lista se han filtrado utilizando una condición de esta columna.

ð Los números de las filas correspondientes a los elementos que han quedado visibles también aparecen en azul.

Estas dos características te indican que actualmente estas viendo una lista filtrada.

Nota

Cuando se utiliza la característica Autofiltro, Excel hace desaparecer de la vista las filas que no cumplen los criterios especificados, pero dichas filas siguen estando ahí. Puedes visualizarlos en cualquier momento quitando el filtro.

Cuando quieras volver a ver todos los registros, basta con que despliegues de nuevo el cuadro de la columna Categoría y que selecciones la opción Seleccionartodo. La lista recupera su aspecto primitivo, aunque seguirá presentando las flechas de los submenús en cada una de sus columnas. Es decir, al seleccionar todas se ha quitado el filtro concreto que hemos empleado en esa columna, aunque seguimos en modo Filtrar, por lo que sigue siendo posible aplicar una condición diferente.

También puedes quitar todos los filtros ejecutando el comando Borrar filtro, en la cinta de opciones, en la ficha Datos.

Quitar Autofiltro

Cuando termines de trabajar con la lista y quieras salir del modo Filtrar, deberás emplear el mismo procedimiento que utilizaste para activar la característica Autofiltro. Es decir, ejecutar el comando Filtro. En la cinta de opciones verás la opción Filtro aparece como retroiluminada. Esa marca te indica que está activo. Si vuelves a hacer clic sobre ese comando, la luz desaparecerá, al igual que las flechas de cuadro desplegable de las cabeceras de las columnas. Todo ello indica que has salido del modo Filtrar.

Autofiltros


Son del tipo que acabamos de describir, como se vio, los criterios de filtrado se pueden seleccionar de un menú desplegable.

84. Filtros Avanzados

En estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser mas complejos. y tambien funcionan en forma diferente.

85 Creación de un Filtro Avanzado

En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas, en este caso, se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos, veamos como se procede.

En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y luego al panel "Ordenar y filtrar" donde oprimimos el botón "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado"

Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar:

1.Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar donde se encuentra la tabla.

2.Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la misma Hoja o en otra Hoja de cálculo.

3.Rango de la lista : automáticamente Excel coloca el rango done esta la lista

4.Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de filtrado.

5.Copiar a: esta opción queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en cuyo caso deberemos especificar el lugar sonde queremos que aparezca la tabla filtrada, para esto solo es necesario especificar donde estarán los rótulos.

6.Sólo registros únicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno de ellos.

Para dar un ejemplo simple filtraremos las mismas filas que en la introducción de AUTOFILTROS sin moverla a otro rango (recordemos que en este caso se filtraban todas las filas que no tuvieran un porcentaje del 70%), para hacer esto marcamos en la casilla de verificación de Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y luego elegimos 2 celdas, una para el rótulo y otra para el criterio a cumplir, como se muestra en el recuadro rojo(%D%1:%D%2)

Rango de criterios

el panel queda como se muestra

Pannel configurado

al aceptar nos queda la tabla filtrada

Tabla final

En este caso las filas se han ocultado como en el caso de autofiltros, para solucionar el problema debemos copiar la tabla filtrada a otro lugar, por ejemplo al rango $E$1:$F$1, quedando el panel emergente como se ve

Copiar a nuevo lugar

y la tabla en su nuevo lugar se ve como en la figura

Tabla filtrada en otro lugar

aquí se puede ver que las filas están en forma correlativa y por lo tanto se pueden aplicar funciones, por ejemplo si quisiéremos contar el número de alumnos con un porcentaje de asistencia del 70%, utilizaríamos la función CONTAR y como se puede ver se obtiene el resultado correcto que es 8

Aplicando la funcion CONTAR

Vamos a dar otro ejemplo con dos condiciónes. Supongamos que queremos saber cuantos alumnos tuvieron menos de 70% y mas de 85% de asistencias, en este caso debemos poner 2 condiciónes, por lo que necesitaremos una celda mas en el rango de criterios

Dos criterios

y el panel Filtro avanzado se configura como sigue

Panel para dos criterios

al aceptar obtenemos la tabla

Configuracion del panel para 2criterios

donde al aplicar la función CONTAR vemos que los alumnos que cumplen los criterios son 6.
 

86 Creación de Una Tabla Dinámica

Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos de una manera diferente, haciendo de ésta una herramienta muy poderosa.

Partiendo de una hoja de cálculo que contiene las estadísticas de ventas para una empresa ficticia, supongamos que queremos responder a la pregunta: ¿Cuánto es el total de ventas por cada vendedor? Esto puede llevar mucho tiempo porque cada uno de ellos aparece en varias filas al igual que su venta mensual. Aunque podríamos utilizar la función Subtotal todavía tendríamos un montón de datos por analizar.

Por suerte, una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones matemáticas al instante y resumir los datos de una manera que no sólo es fácil de leer sino también, de manipular.

Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta, sigue estos pasos:

Paso 1:

Selecciona la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que contienen los datos que vas a utilizar.

Paso 2:

En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinámica.

Paso 3:

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Asegúrate de que la configuración sea correcta y haz clic en Aceptar.

Paso 4:

Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de campos, al derecho.
 

87 Otros Aspectos de las Tablas Dinámicas y Gráficos Dinámicos

Los gráficos dinámicos son como los gráficos normales, solo que muestran los datos de una tabla dinámica. Al igual que un gráfico normal, podrás seleccionar un tipo de gráfico, el diseño y el estilo para representar mejor los datos.

Pasos para crear gráficos dinámicosEn este ejemplo, vamos a utilizar un gráfico dinámico para que podamos visualizar las tendencias en cada región de ventas. Para ello, sigue estos pasos:

Paso 1:

Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaña Opciones aparecerá en la cinta de opciones. Allí, haz clic en el el comandoGráfico dinámico.

Paso 2:

En el cuadro de diálogo, selecciona el tipo de gráfico deseado y haz clic en Aceptar.

Paso 3:

El gráfico dinámico aparecerá en la hoja de cálculo. Si quieres, puede moverlo haciendo clic y arrastrando. 

88 Subtotales

Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es más fácil crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del grupo Esquema de la ficha Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la fórmula SUBTOTALES.

Sintaxis

SUBTOTALES(núm_función;valor1, valor2, ...)

Núm_función es un número de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101 a 111 (pasa por alto valores ocultos) que indica qué función debe utilizarse para calcular los subtotales dentro de una lista.

NÚM_FUNCIÓN

(INCLUYE VALORES OCULTOS) NÚM_FUNCIÓN

(PASA POR ALTO VALORES OCULTOS) FUNCIÓN

1 101 PROMEDIO

2 102 CONTAR

3 103 CONTARA

4 104 MAX

5 105 MIN

6 106 PRODUCTO

7 107 DESVEST

8 108 DESVESTP

9 109 SUMA

10 110 VAR

11 111 VARP

Valor1, valor2 son de 1 a 254 rangos o referencias para los cuales desea calcular el subtotal.

Observaciones

• Si hay otros subtotales dentro de valor1 (o subtotales anidados), estos subtotales anidados se pasarán por alto para no repetir los cálculos.

• Para las constantes núm_función de 1 a 11, la función SUBTOTALES incluye los valores de las filas ocultas por el comando Ocultar filas, situado bajo el submenú Ocultar y mostrar del comando Formato del grupo Celdas de la ficha Inicio. Utilice estas constantes cuando desee calcular subtotales de los números ocultos y visibles de una lista. Para las constantes núm_función de 101 a 111, la función SUBTOTALES pasa por alto los valores de filas ocultos por el comando Ocultar filas. Utilice estas constantes cuando sólo desee calcular subtotales de los números visibles de una lista.

• La función SUBTOTALES pasa por alto las filas que no se hayan incluido en el resultado de un filtro, independientemente del valor de núm_función que utilice.

• La función SUBTOTALES está diseñada para columnas de datos o rangos verticales. No está diseñada para filas de datos ni para rangos horizontales. Por ejemplo, cuando desea calcular el subtotal de un rango horizontal mediante un núm_función de 101 o superior, como SUBTOTALES(109,B2:G2), si oculta una columna no afecta al subtotal. Sin embargo, si oculta una fila en un subtotal de un rango vertical, sí afectará al subtotal.

• Si alguna de las referencias es una referencia 3D, SUBTOTALES devolverá el valor de error #¡VALOR!.


Fórmula Descripción (resultado)

=SUBTOTAL(9;A2:A5) Subtotal de la columna anterior obtenido con la función SUMA (303)

=SUBTOTAL(1;A2:A5) Subtotal de la columna anterior obtenido con la función PROMEDIO (75,75)
 

89 Validación

La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores.

Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.

La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos.

En este artículo se describe cómo configurar la validación de datos, incluidos los tipos de datos que se pueden validar y los mensajes que se pueden mostrar, además de proporcionar un libro que se puede descargar para obtener ejemplos de validación que se pueden modificar y utilizar en hojas de cálculo propias.

Tipos de datos que se pueden validar

Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda:

Números Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un número decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo determinado, o utilizar una fórmula para calcular la validez de un número.

Fechas y horas Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u horas, o utilice una fórmula para calcular la validez de una fecha u hora.

Longitud Limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un número mínimo de caracteres.

Lista de valores Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeño, mediano, grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la selección de una opción de la lista.

Tipos de mensajes que se puede mostrar

Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que aparece antes de que el usuario introduzca los datos y otro que aparece después de que el usuario intente introducir los datos que no cumplen los requisitos. Si los usuarios tienen activado el Ayudante de Office, éste mostrará los mensajes.

Mensaje de entrada Mensaje entrante Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la celda validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de introducir en la celda.

Mensaje de error Este tipo de mensaje aparece sólo cuando el usuario escribe datos no válidos y presiona la tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

• Mensaje de información Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Además del texto que proporciona el usuario, incluye un icono de información, un botón Aceptar, que introduce los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar, que restaura el valor anterior de la celda.

• Mensaje de advertencia Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sí introduce los datos no válidos en la celda, Noregresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda.

• Mensaje de detención Este mensaje no permite la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de detención y dos botones: Reintentar regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Observe que este mensaje no está concebido como medida de seguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no válidos escribiendo y presionando ENTRAR, pueden eludir la validación copiando y pegando o rellenando datos en la celda.

Si no se especifica ningún mensaje, Excel marca si los datos que introduce un usuario son válidos de modo que se pueden comprobar más adelante, pero no notifica al usuario cuando una entrada no es válida. 

Configurar la validación de datos

Cuando sepa qué tipo de validación desea utilizar en una hoja de cálculo, podrá usar el comando Validación en el menú Datos para configurarla. Las instrucciones se encuentran en el libro de ejemplo que podrá descargar en este artículo así como en la Ayuda de Excel 2002. A continuación figura información general del proceso:

1. Comfigurar la hoja de cálculo Introduzca primero los datos y fórmulas en la hoja de cálculo. Si utiliza una lista de opciones válidas, introduzca la lista y asígnele un nombre.

2. Definir la configuración de una celda Empezando por la primera celda que desee validar, utilice el cuadro de diálogo Validación de datos para designar el tipo de validación que desee, un mensaje entrante y un mensaje de error si lo desea.

3. Configurar la validación de otras celdas A menudo podrá ahorrar tiempo copiando la configuración de la validación de la primera celda a otras celdas y, a continuación, modificando dicha configuración.

4. Probar las reglas de validación Introduzca datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que funcione debidamente la configuración y los mensajes aparezcan en el momento previsto. Utilice el comandoValidación para cambiar la configuración. Si realiza cambios en la validación de una celda, podrá aplicar automáticamente los cambios a todas las demás celdas con la misma configuración.

5. Configurar las listas de opciones válidas Si utilizó una lista de opciones válidas y desea que los usuarios no puedan encontrar ni cambiar la lista, puede poner la lista en otra hoja de cálculo, configurar la validación, ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y, a continuación, proteger el libro mediante una contraseña. La contraseña del libro contribuirá a evitar que usuarios que no conozcan la contraseña puedan mostrar la hoja de cálculo que contiene la lista.

6. Aplicar protección si se desea Si piensa proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear las celdas validadas antes de proteger la hoja de cálculo; en caso contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.

7. Compartir el libro si se desea Si piensa compartir el libro, hágalo después de configurar la validación y la protección. Tras compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de la validación a menos que deje de compartir el libro. Excel, sin embargo, seguirá validando las celdas designadas mientras se comparta el libro.

8. Comprobar si los resultados incluyen datos no válidos Después de que los usuarios introduzcan datos en la hoja de cálculo, podrá comprobar si ésta incluye datos no válidos de acuerdo lo que se describe más adelante en este artículo.

Introducir datos en celdas validadas

A continuación se describe cómo es el proceso de introducción de datos para los usuarios. Se pueden utilizar mensajes entrantes y de error para facilitar las instrucciones que los usuarios necesitan para comprender cómo se ha configurado la hoja de cálculo con el propósito de asegurar que los datos son correctos. Para verlo, descargue el libro de ejemplo que acompaña a este artículo y vea los ejemplos en la hoja Mensajes.

Ver el mensaje entrante Cuando un usuario hace clic en una celda validada o utiliza las teclas de dirección para desplazarse a la celda, el mensaje entrante aparece en el globo del Ayudante o en un cuadro de mensaje independiente. Si proporcionó una lista desplegable para la celda, la flecha de lista desplegable aparecerá a la derecha de la celda.

Escribir datos Cuando el usuario escribe datos o hace clic en la flecha de lista desplegable para seleccionar un valor de la lista, el mensaje entrante permanece en la pantalla (la lista desplegable puede tapar parte del mensaje).

Escribir datos válidos Si el usuario escribe datos válidos y presiona la tecla ENTRAR, los datos quedan introducidos en la celda y no sucede nada especial.

Escribir datos no válidos Si el usuario escribe datos que no cumplen los criterios y se especificó un mensaje de error para los datos no válidos, dicho mensaje aparecerá en un globo del Ayudante o en una ventana independiente de mensajes. A continuación, el usuario podrá leer el mensaje y decidir qué va a hacer.

• En caso de un mensaje de información, el usuario puede hacer clic en Aceptar para introducir los datos no válidos o hacer clic en Cancelar para empezar de nuevo.

• En caso de un mensaje de advertencia, el usuario puede hacer clic en Sí para introducir los datos no válidos, enNo para seguir modificando la celda o en Cancelar para empezar de nuevo.

• En caso de un mensaje de detención, el usuario no puede introducir los datos no válidos y puede hacer clic enReintentar para modificar la celda o en Cancelar para empezar de nuevo.

Si no se proporcionan mensajes, la introducción de datos en celdas validadas es igual a la introducción normal de datos en Excel. Sin embargo, Excel marca todas las celdas con entradas no válidas de modo que sean fáciles de encontrar.

Comprobar si hay entradas no válidas en una hoja de cálculo

Al recibir hojas de cálculo de usuarios que pueden haber introducido datos no válidos, puede configurar Excel de modo que muestre círculos rojos alrededor de los datos que no cumplan los criterios, facilitando así la búsqueda de errores en las hojas de cálculo. Utilice los botones Rodear con un círculo datos no válidos y Borrar círculos de validación en la barra de herramientas Auditoría.

El valor de esta celda está rodeado con un círculo porque no cumple una regla de validación.

El círculo desaparecerá cuando corrija los datos de la celda. Para ver en qué consiste esta característica, descargue el libro de ejemplo que acompaña a este artículo y vea la hoja Datos no válidos.


90 lista desplegable

Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas a determinados elementos que define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de las celdas de otra parte de la hoja de cálculo. Cuando se crea una lista desplegable para una celda, se muestra una flecha en dicha celda. Para escribir información en esta celda, haga clic en la flecha y, a continuación, en la entrada que desee.


Para crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas, utilice el comando Validación de datos del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.

1.Para crear una lista de entradas válidas para la lista desplegable, escriba las entradas en una fila o columna única sin celdas en blanco. Por ejemplo:

A

1 Ventas

2 Finanzas

3 I+D

4 MIS

2. NOTA Puede que desee ordenar los datos en el orden en el que desea que aparezcan en la lista desplegable.

3.Si desea utilizar otra hoja de cálculo, escriba la lista en dicha hoja de cálculo y, a continuación, defina un nombrepara la lista.

Cómo definir un nombre

4.Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable.

5.En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.

6.Haga clic en la ficha Configuración.

7.En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.

8.Para especificar la ubicación de la lista de entradas válidas, siga uno de los procedimientos siguientes:

• Si la lista está en la hoja de cálculo actual, escriba una referencia a la lista en el cuadro Origen.

• Si la lista está en otra hoja de cálculo, escriba el nombre definido para la lista en el cuadro Origen.

En ambos caso, asegúrese de que la referencia o el nombre está precedido del signo igual (=). Por ejemplo, escriba=DptosVálidos.

1.Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.

2.Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.

3.Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

1.Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

NOTAS

• El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de datos. Puede que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.

• El número máximo de entradas que puede tener en una lista desplegable es 32.767.

• Si la lista de validación está en otra hoja de cálculo y desea evitar que los usuarios la vean o realicen cambios en ella, piense en ocultar y proteger dicha hoja de cálculo.



91 Funciones Bases de Datos

Las funciones de base de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con información que está organizada como una bases de datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas donde la primera fila tiene los títulos de cada columna. Estas fuciones nos permiten contar, sumar, multiplicar los valores de una columna que cumplen con los criterios especificados e inclusive podremos extraer un registro que cumpla con ciertas condiciones.



92 Funciones Bases de Datos - BDSUMA

93 Funciones Bases de Datos - BDCONTAR

94 Funciones Bases de Datos - BDMAX

95 Funciones Bases de Datos - BDMIN

96 Funciones Bases de Datos - BDPROMEDIO

97 Funciones Bases de Datos – BDPRODUCTO

Estas son las respuestas de las preguntas de la 92 a la 97 en un solo cuadro

Funciones de base de datos

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN

BDPROMEDIO

Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos

BDCONTAR

Cuenta el número de celdas que contienen números en la base de datos

BDCONTARA

Cuenta el número de celdas no vacías de la base de datos

BDEXTRAER

Extrae de la base de datos un único registro que cumple los criterios especificados

BDMAX

Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos

BDMIN

Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos

BDPRODUCTO

Multiplica los valores de un campo concreto de registros de la base de datos que cumplen los criterios especificados

BDDESVEST

Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos

BDDESVESTP

Calcula la desviación estándar en función de la población total de las entradas seleccionadas de la base de datos

BDSUMA

Agrega los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios

BDVAR

Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos

BDVARP

Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de la base de datos



98 Auto Calcular

Configurar el cálculo automático de fórmulas en Excel

Tal vez te haya sucedido alguna vez que, después de modificar el valor de las celdas involucradas en el cálculo de una fórmula, el resultado no se modifica. Cuando esto sucede pensamos que algo anda mal con Excel pero en realidad se deba a la configuración del cálculo automático de fórmulas.

Para dejar en claro a lo que me refiero, quiero que observes con detenimiento la siguiente animación. La celda C1 contiene la fórmula =A1 + B1 y normalmente esperamos que Excel actualice el resultado si modificamos el valor de la celda A1 o el valor de la celda B1, pero observa lo que sucede en este ejemplo:

La razón por la que la celda C1 no se actualiza, es porque el cálculo de fórmulas está configurado como manual y la única manera de actualizar el resultado es pulsando la tecla F9. Para regresar a un cálculo automático de fórmulas debemos ir a la ficha Fórmulas y dentro del grupo Cálculo pulsar el botón Opciones de cálculo y seleccionar la opción Automático:

De esta manera el resultado de la celda C1 se actualizará automáticamente al momento de cambiar el valor de cualquiera de las celdas que forman parte del cálculo.

Opciones de cálculo en Excel

En el ejemplo anterior mostré dos de las opciones de cálculo que existen en Excel: Manual y Automático. Sin embargo, existen en total 4 opciones de cálculo en Excel que describiré a continuación:

• Automático: Excel calcula automáticamente el resultado de cualquier fórmula del libro al momento exacto en que se cambia cualquier valor que afecta el resultado de una fórmula. Este es el comportamiento predeterminado de Excel.

• Automático excepto para tablas de datos: Se calculan automáticamente todas las fórmulas del libro excepto las tablas de datos. Para actualizar una tabla de datos será necesario seleccionar las fórmulas de la tabla y pulsar la tecla F9.

• Manual: Excel no realizará ningún cálculo de fórmulas hasta que se pulse la tecla F9. Si el libro de Excel es guardado sin haber pulsado la tecla F9, la siguiente vez que se abra el libro de Excel las fórmulas seguirán desactualizadas y será necesario pulsar F9 para actualizar los cálculos.

• Volver a calcular libro antes de guardar: Esta es una opción del cálculo Manual que nos permite indicar a Excel que actualice las fórmulas justo antes de guardar el libro (aunque no se pulse la tecla F9).

Todas estas Opciones de cálculo las podemos acceder en la ficha Archivo > Opciones > Fórmulas:

Adicionalmente, tal como lo vimos en el primer ejemplo, en la ficha Fórmulas se encuentra el grupo Cálculo donde encontraremos los siguientes botones:

• Opciones para el cálculo: al pulsar este botón se mostrarán las opciones Automático, Automático excepto en las tablas de datos, Manual.

• Calcular ahora. Este botón equivale a pulsar la tecla F9 y realiza el cálculo de las fórmulas de todo el libro. Recuerda que esta opción solo es necesaria si se ha elegido un cálculo de tipo Manual.

• Calcular hoja. Solo realiza el cálculo de las fórmulas de la hoja actual. Equivale a pulsar la combinación de teclas Mayús + F9.

Acelerar el trabajo con un libro de Excel

Probablemente estarás preguntándote porqué razón querrías seleccionar una opción de cálculo diferente a Automático.

Cuando un libro de Excel tiene grandes cantidades de datos y fórmulas, llega el momento en que al cambiar el valor de una sola celda ocasionará que Excel tome varios segundos (o hasta minutos) en recalcular todas las fórmulas involucradas.

Cuando has llegado a una situación crítica como la descrita, el cálculo Automático comenzará a ocasionar muchos problemas y será mejor alternativa elegir una opción de cálculo diferente.

La opción Automático excepto para tablas de datos es generalmente utilizada cuando tienes un libro de Excel que hace un uso exhaustivo de las herramientas de Análisis Y si. Cuando se utilizan este tipo de herramientas los resultados son depositados en tablas de datos y por lo tanto hace sentido utilizar esta opción.

Si no tienes un caso particular como el descrito anteriormente, entonces la opción de cálculo Manual será la opción adecuada para esos casos en los que Excel está tomando demasiado tiempo al realizar el cálculo automático de fórmulas.

Aunque tal vez no te hayas encontrado todavía en una situación crítica que presente este tipo de problemas, lo mejor es estar prevenido e informado de manera que cuando llegue el momento puedas configurar el cálculo automático de fórmulas en Excel y acelerar el trabajo con tu libro.


99 Errores

Durante la creación y desarrollo de modelos o plantillas realizadas en Excel es posible que introduzcamos algún dato o fórmula de manera erróneo, de tal forma que sea imposible realizar el cálculo, con objeto de identificar donde se encuentra el error la aplicación Excel es capaz de detectar la celda así como clasificar el tipo de error producido, facilitando la tarea de detección y resolución de errores.

Excel dispone de 4 métodos o técnicas para la identificación de errores:

• Cuadro de dialogo

• Símbolo parte superior izquierda de la celda

• Valor en la celda

• Error al ejecutar una macro

Los 3 primeros métodos de identificación de errores hacen referencia cuando se introduce una formula la cual es incapaz de calcular el resultado, ya sea porque no existe la función o porque los datos que aportamos a la función son incorrectos:

Cuadro de dialogo – Generalmente cuando cometemos un error en la introducción de algún dato en una fórmula aparece el cuadro de dialogo, el cual nos hace una propuesta para corregir el error.

Símbolo parte superior izquierda de la celda – Este signo aparece cuando Excel identifica un posible error como una fórmula incoherente, un valor en formato de texto cuando la celda contigua es un valor numérico, etc…. Cuando hacemos clic al símbolo rojo automáticamente aparecerá un desplegable donde nos indica el posible error cometido así como el modo a proceder para corregir dicho error.

Valor en la celda – Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores requeridos de una fórmula o función siendo imposible realizar el cálculo, ante estos casos Excel puede mostrar algunos de los siguientes valores en la celda:

• #¿NOMBRE?

• #¡VALOR!

• #¡NUM!

• #¡DIV/0! • #¡REF!

• #¡NULO!

• #N/A

• #####

El conocimiento de cada uno de estos errores nos permitirá conocer su origen y solucionarlo.

#¿NOMBRE? – Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula introducida en la celda, bien sea porque no está bien escrita la fórmula o porque no existe.

Ejemplo - si queremos calcular la potencia de 3,4 elevado a 15 deberemos introducir la siguiente fórmula o función en la celda correspondiente "=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que escribiésemos "=POTEN(3,4;15)" Excel nos mostraría el error #¿NOMBRE? dado a que no tiene registrado la función POTEN.

#¡VALOR! – Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se está realizando cálculos con tipos de datos distintos entre sí, como datos numéricos, texto o fecha y hora.

Ejemplo - La potencia de 4 elevado a una letra o texto "=POTENCIA(4;A)" dará como resultado el error #¡VALOR!, puesto que no es posible ni tiene sentido la realización de dicho cálculo.

#¡NUM! – Este error se produce cuando Excel detecta cuando una fórmula o función requiere un dato numérico y se ha introducido un dato no numérico como una letra o una fecha.

También puede ser que el resultado del cálculo resulta tan grande o pequeño que Excel no pueda mostrarlo.

Ejemplo – El cálculo de la potencia de 1000 elevado a 103 da como resultado el error #¡NUM! dado a que Excel no puede mostrar el valor tan elevado de dicho cálculo.

#¡DIV/0! – Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un cálculo de un número dividido por 0 o por una celda que no contiene ningún valor.

Ejemplo – El cálculo de una celda que contenga la siguiente fórmula "=5/0" dará como resultado el error #¡DIV/0!

#¡REF! – Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una función o de un cálculo con referencias de celdas no válidas.

Ejemplo – Este error se produce generalmente cuando se borran columnas o filas que contienen datos vinculados a unas fórmulas, al desaparecer dichos datos las fórmulas no pueden calcular y aparece el error #¡REF!

#¡NULO! – Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algún cálculo o función rangos de datos o celdas que no interseccionan.

Ejemplo – La suma de 2 rangos de datos separados, tal y como muestra la imagen dá como resultado el error #¡NULO!

#N/A –Este error se genera en las hojas de cálculo de Excel cuando se utilizan funciones de búsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango de búsqueda especificado.

Ejemplo – usar la función BuscarV para encontrar un valor que no existe en el rango de búsqueda especificado.

##### - Este error se muestra cuando :

• El valor introducido o calculado en la celda es más grande que el ancho de la columna

• Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha.

Ejemplo – multiplicar una fecha por el valor de -2.
 

100 Auditoría de Fórmulas

Es la tercera sub pestaña de Excel es una aplicación necesaria para Rastrear, quitar, comprobar ,evaluar e inspeccionar las fórmulas utilizadas en el documento.

4.3.1 Rastrear Precedentes: Muestran flechas que indican que afectan el valor de la celda seleccionada.

4.3.2 Rastrear Dependientes: Muestran flechas que indiquen las celdas afectadas por la celda seleccionada.

4.3.3 Quitar Flechas: Quita las flechas insertadas del resultado de rastrear precedentes y pendientes.

4.3.4Mostrar Formulas: Muestra la formula utilizada en cada celda en vez del valor resultante. Modo Abreviado (Alt+º)

4.3.5Comprobaciòn de Errores: Busca errores comunes en las celdas, y rastrea las celdas que tengan este error.

4.3.6 Evaluar Formula: Evalua la formula de manera individual o parte por parte para depurar el proceso.

4.3.7 Ventana de Inspeccion: Supervisa los valores de las celdas seleccionadas al tiempo que las muestra en una celda contigua.


101 Rastrear Precedentes

Muestran flechas que indican que afectan el valor de la celda seleccionada
 
102 Rastrear Dependientes

Muestran flechas que indiquen las celdas afectadas por la celda seleccionada.


103 Quitar Flechas

Quita las flechas insertadas del resultado de rastrear precedentes y pendientes.


104  SELECCIONES ESPECIALES DE CELDAS

Mediante el uso de los comandos Cortar, Copiar y Pegar de Microsoft Office Excel puede mover o copiar celdas completas o su contenido. También puede copiar contenido o atributos específicos

de las celdas. Por ejemplo, puede copiar el valor resultante de una fórmula sin copiar la propia fórmula, o copiar solamente la fórmula


105 PROTECCION DE ARCHIVOS

En ocasiones necesitamos proteger nuestros archivos en Excel para impedir que nos modifiquen los datos, le agreguen o eliminen filas y columnas, etc.

Manual de Excel Avanzado

Se pueden proteger celdas, hojas de cálculo y libros completos, dependiendo de las necesidades de seguridad de cada usuario.


106 PROTECCION DE LIBROS

Se puede proteger de dos formas. Para impedir que un usuario no autorizado pueda abrir el libro, y para permitir que los usuarios puedan abrir el libro pero que no puedan realizarle cambios.

El procedimiento es dar clic en el botón de office en la parte superior izquierda de la pantalla, elegir “Guardar como”, y en la parte inferior izquierda de la ventana que se abre, dar clic en “Herramientas”. Allí elegir “Opciones generales” que es donde se le asignan las contraseñas, ya sea para apertura, para escritura o para las dos.


107PROTECCION DE HOJAS

Es la más sencilla de todas. Simplemente se da clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja que se quiere proteger, y allí se despliega un menú en el que aparece la opción “Proteger hoja”.

Allí se pueden marcar las opciones que se pueden o no realizar en la hoja como insertar filas, columnas, aplicar formato, insertar hipervínculos, ordenar, seleccionar celdas, etc.


108 MATRICES

una matriz es una colección de elementos. En Excel, esos elementos pueden residir en una única fila (lo que se denomina una matriz horizontal unidimensional), una columna (una matriz vertical unidimensional) o varias filas y columnas (una matriz bidimensional). En Excel no es posible crear matrices ni fórmulas de matriz tridimensionales.


109 FUNCION FRECUENCIA USANDO MATRICES

FRECUENCIA (datos; grupos)

Calcula la frecuencia con que se repiten los valores de un rango y devuelve un matriz vertical de números. Por ejemplo, utilice FRECUENCIA para contar el número de los resultados que se encuentran dentro de un rango. Debe introducirse como una fórmula de matrices debido a que FRECUENCIA devuelve una matriz.

Datos es una matriz de un conjunto de valores o una referencia a un conjunto de valores cuyas frecuencias se desea contar. Si datos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve una matriz de ceros.

Grupos es una matriz de intervalos o una referencia a intervalos dentro de los cuales se desea agrupar los valores del argumento datos. Si grupos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve el número de elementos contenidos en datos.
 
110 CONSOLIDACION DE DATOS

Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar datos de cada una de estas hojas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de una forma periódica o específica.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas regionales, podría utilizar una consolidación para resumir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos corporativa. Esta hoja de cálculo maestra podría contener totales de ventas y promedios, niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la organización.

Para consolidar datos, utilice el comando Consolidar del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.
 

111 CONSOLIDACION POR POSICION

Para consolidar los datos crearé una nueva hoja y haré clic en el botón Consolidar que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos.

Se mostrará el cuadro de diálogo Consolidar en donde se deberá especificar cada uno de los rangos de las diferentes hojas. Puedes hacer clic en el botón de selección de referencia para seleccionar los rangos fácilmente.

Una vez especificada la referencia se debe pulsar el botón Agregar. De la misma manera se deben agregar cada una de las hojas hasta tener todas las referencias enlistadas. Finalmente debo marcar los cuadros de selección de rótulos en la Fila superior y en Columna Izquierda de manera que los datos sean presentados adecuadamente.

Una vez especificada la referencia se debe pulsar el botón Agregar. De la misma manera se deben agregar cada una de las hojas hasta tener todas las referencias enlistadas. Finalmente debo marcar los cuadros de selección de rótulos en la Fila superior y en Columna Izquierda de manera que los datos sean presentados adecuadamente.

Al pulsar el botón Aceptar, Excel realizará la consolidación de los datos y los colocará en la nueva hoja de Excel

De esta manera la información que antes estaba en diferentes hojas de Excel ha sido consolidada correctamente en una sola hoja.


112  ESQUEMAS

Esquemas: Es la quinta pestaña de datos, consta de aplicaciones utiles para agrupar o no, los datos contenidos en las tablas.

Agrupar: Agrupa un rango de celda para expandirla o contraerla.

Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas, agrupada anteriormente.

Subtotal: Obtiene el total de varias filas de datos relacionados insertando automáticamente subtotales y totales para las celdas seleccionadas.
 
113 ESQUEMA AUTOMATICO

Ubíquese en una celda y diríjase a la pestaña Datos, dentro del menú Agrupar, seleccione la opción Auto esquema

Si sale el siguiente error

Por favor verifique los pasos de ¿Qué debe tener en cuenta para esquematizar sus datos?

Si los datos están correctos, Excel generará los niveles de esquema como muestra la imagen a continuación

Automáticamente Excel ha formado una estructura particular característica de los esquemas: Lineas divisorias para filas y columnas con los números de niveles disponibles.

Al hacer clic sobre los signos "menos" (-) en la barra superior e izquierda de la hoja, Excel mostrará de forma resumida la información
 

114 TABLAS

Es la primera opción de insertar y contiene las siguientes herramientas, que nos facilitan la organización y administración de los datos u información depositados en las tablas.

Tabla Dinámica: Nos sirve para resumir los datos en tablas más avanzadas que las que tenemos en la pág. Principal. Mediante gráficos.

Tabla: Crea una tabla para administrar y organizar datos. Permiten ordenar filtrar y dar formatos principales a las tablas.


115 TABLAS DE UNA VARIABLE

Una tabla de una variable, consta de una columna o fila de valores y una o más fórmulas para

aplicar a estos valores. Las tablas permiten actualizaciones rápidas de los resultados que se

obtienen a partir de los valores, simplemente cambiando la fórmula que se les tiene que aplicar, la

obtención de resultados es inmediata.
 


116TABLAS DE DOS VARIABLES

Las tablas con dos variables, constan de valores distribuidos en una fila y una columna. Una

fórmula operará todos los valores de cada fila con todos los de cada columna.

La fórmula se coloca en la casilla donde se cruzan fila y columna. Es una expresión, es decir, que

sólo indica que operación se ha de realizar con los valores de la tabla. Para componer esta expresión

se utilizan referencias a casillas. Es válida cualquier referencia menos las de las casillas que entren

dentro del rango de la tabla.
 
117 BUSCAR OBJETIVOS

Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si. En el caso de que conozca el resultado deseado de una fórmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado, podrá utilizar la función Buscar objetivo haciendo clic en Buscar objetivo en el menú Herramientas. Al realizar unabúsqueda de objetivo, Microsoft Excel varía el valor de celda específica hasta que una fórmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado.
118 ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS

El administrador de escenarios es una herramienta de análisis que permite evaluar distintas estrategias para y enfoques. Por escenario se entiende un conjunto de valores que se utilizan para prever los resultados de un modelo de hoja de cálculo.

Los escenarios son útiles si se trabaja con variables inciertas. Por ejemplo, si se desea crear un presupuesto pero no está seguro de los ingresos y gastos, podrá definir distintos valores (escenarios) para los ingresos y gastos y, al cambiar entre escenarios.

El administrador de escenarios permite sustituir uno o más valores (celdas cambiantes, de ellas dependen las fórmulas clave) por otros diferentes y comprobar como éstos afectan a los datos de la hoja con los que tienen relación


120 MOSTRAR ESCENARIOS

Para mostrar los escenarios y ver sus resultados, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el menú Herramientas > Escenarios.

2. Elija un escenario de la lista y pulse el botón Mostrar. 
121 MODIFICAR UN ESCENARIO

Si se mantiene el nombre original de un escenario después de haber hecho cambios en el mismo, los nuevos valores de las celdas cambiantes sustituirán a los valores del escenario original.

En el menú Herramientas, elija Escenarios.

Haga clic en el nombre del escenario que desee modificar y, a continuación, haga clic en Modificar.

Haga los cambios que desee.

En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes.

Siga uno de estos procedimientos:

Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

Para regresar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios sin cambiar el escenario actual, haga clic en Cancelar.
123 SOLVER

Solver forma parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si. Con Solver, puede encontrar un valor óptimo (mínimo o máximo) para una fórmula en una celda, denominada la celda objetivo, sujeta a restricciones o limitaciones en los valores de otras celdas de fórmula en una hoja de cálculo. Solver trabaja con un grupo de celdas llamadas celdas de variables de decisión, o simplemente celdas de variables, que participan en el cómputo de fórmulas en las celdas objetivo y de restricción. Solver ajusta los valores en las celdas de variables de decisión para cumplir con los límites en las celdas de restricción y producir el resultado deseado para la celda objetivo.


124 RESOLVER UN SOLVER

1. En el menú Herramientas, haga clic en Solver.

2. En el cuadro Celda objetivo, introduzca una referencia de celda o un

nombre para la celda objetivo.

3. Para que el valor de la celda objetivo sea el valor máximo posible, haga

clic en Máx, de ser un valor mínimo en Min o de tener un valor

determinado, haga clic en Valor.

4. En el cuadro Cambiando la celda, introduzca un nombre o referencia

para cada celda ajustable, separando con comas las referencias no

adyacentes. o presione el botón Estimar

5. Introduzca todas las restricciones que desee aplicar.

6. Haga clic en Resolver.
 
125 FORMULARIOS

Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información. Podemos comparar los formularios de Excel con los formularios impresos en papel.

Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como controles de formulario que son precisamente los que nos permiten agregar campos de texto, listas, botones de opción entre otras cosas más.
 

126 CREACION Y UTILIZACION DE MACRO

En el menú Herramientas, elija Macro y haga clic en Grabar nueva macro.

En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.

Notas

El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los demás caracteres pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado como separador de palabras.

No utilice un nombre de macro que también sea una referencia de celda; de lo contrario puede aparecer un mensaje indicando que el nombre de la macro no es válido.
127 GRABACION DE UNA MACRO

Iniciar la grabación desde la barra de estado

Para iniciar con la grabación de una macro en Excel puedes pulsar el botón Grabar macro que se encuentra en la parte inferior izquierda de la barra de estado de Excel.

Iniciar la grabación desde la ficha Programador

Si tienes activada la ficha Programador entonces podrás también iniciar la grabación de una macro con el comando Grabar macro que se encuentra dentro del grupo Código.

Cualquiera de los dos métodos mencionados anteriormente hará que se muestre el cuadro de diálogo Grabar macro donde especificaremos el Nombre de la macro así como algún Método abreviado que deseemos asignar a la macro.

Después de pulsar el botón Aceptar, todas las acciones que realices en Excel serán guardadas como parte de la macro que está siendo grabada.


128 EJECUTAR UNA MACRO MEDIANTE LAS OPCIONES DE LA FICHA PROGRAMADOR

Abra el libro que contiene la macro.

En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar.

SUGERENCIA También puede presionar CTRL+F8 para ejecutar la macro. Puede interrumpir la ejecución de la macro presionando ESC.

Para ejecutar una macro desde un módulo de Microsoft Visual Basic, haga clic en Edición y, a continuación, en el menú Ejecutar, haga clic en Ejecutar Sub/UserForm Imagen del botón o presione F5.

129 EJECUTAR UNA MACRO ASOCIADA A UN CONTROL DE FORMULARIO

También puede ejecutar macros usando los controles de formulario. Puede adjuntar una macro existente a un control, o bien escribir o grabar una nueva macro. Cuando un usuario del formulario hace clic en el control, éste ejecuta la macro.

130 EJECUTAR UNA MACRO ASOCIADA A UN ONJETO GRAFICO

1. Haz clic izquierdo en la figura para desplegar su menú de opciones.

2. Elige la opción Asignar macro…

3. Al elegir la opción de Asignar macro abrirás el el menú de macros. Selecciona de la lista la macro de tu interés luego Aceptar.

4. Finalmente la figura quedará con la macro asignada, de tal forma que cada vez que hagas un clic encima de la figura, se ejecutará la macro.
 


131 OBSERVAR EL CODIGO DE UNA MACRO YA CREADA

Pulsa el botón Macros que se encuentra en el grupo Código de la ficha Programador. Se mostrará el cuadro de diálogo Macro que enlista todas las macros que hemos creado.

Selecciona la macro recién creada y pulsa el botón Modificar. Esto abrirá el Editor de Visual Basic y mostrará el código generado para la macro.


132  Referencias relativas en macros

En ocasiones cuando utilizamos el 'Asistente para Macros' para Grabar Macros sencillas, que requieran sólo de una secuencia de acciones, nos hemos dado cuenta de la importancia de marcar o no la opción de Usar referencias relativas, y ésto funciona igual en las versiones Excel 2003 y Excel 2007.

Pongamos por ejemplo que deseamos grabar una macro que de color al fondo de la celda que tenga activa en ese momento. Si accedo al Asistente para Macros y Grabo mi macro sin seleccionar 'Usar referencias relativas' el resultado es este:

Sub Color fondo()

Color fondo Macro

' Da color amarillo al fondo de la celda C4

Acceso directo: CTRL+h

'Range("C4").Select

With Selection.Interior

.ColorIndex = 6

.Pattern = xlSolid

End With

End Sub

vemos en la programación que hemos obtenido (Alt+F11 editor Visual Basic) que exclusivamente se seleccionará al ejecutar la Macro 'Color_fondo' la celda C4.

Si repetimos la misma operación, pero esta vez, pulsando la opción de 'Usar referencias relativas' vemos el código desarrollado por el Asistente:

Sub Color_fondo_2()

'' Color_fondo_2 Macro

' Da color verde al fondo de la celda activa

' Acceso directo: CTRL+j

'ActiveCell.Select

With Selection.Interior

.ColorIndex = 4

.Pattern = xlSolid

End With

End Sub

Observamos la diferencia entre un desarrollo y otro, y es que en el caso de haber pulsado 'Referencias relativas' el código VBA generado por el Asistente ha sido ActiveCell.Select, mientras que en el primer caso, sin activar 'Referencias relativas' el código VBA fue Range("C4").Select:

ActiveCell.Select: selecciona la celda activa en ese momento, y es a esa celda a la que dará color.

Range("C4").Select: selecciona exclusivamente la celda C4, y por tanto será a la única celda que dará color.

En Excel 2003 el botón de 'Referencia relativa' aparece en la barra de herramientas Detener grabación que se activa cuando estamos grabando una Macro con el Asistente:


En Excel 2007 el botón de 'Referencia relativa' aparece en el menú Programador> Opciones de Código:


133 Grabar macros con referencias relativas

Referencia relativa de la información de pantalla para indicar si ya está disponible la grabación relativa. La única indicación de que ha iniciado la grabación relativa es la apariencia del botón Referencia relativa . Cuando el botón tiene un aspecto tridimensional de bajo relieve o deprimido, ha iniciado la grabación relativa.

Si no aparece la barra de herramientas Detener grabación cuando comience a grabar una macro, se debe mostrar. Para mostrar la barra de herramientas Detener grabación , seleccione barras de herramientas en el menú Ver y, a continuación, haga clic en Detener grabación. Al hacerlo, Microsoft Excel inserta una línea adicional de código en la macro. Tenga en cuenta que al ejecutar la macro grabada, se muestra la barra de herramientas Detener grabación.

Para evitar que se muestre la barra de herramientas Detener grabación , siga estos pasos:

En el menú Herramientas, señale Macro y, a continuación, haga clic en Macros.

En la lista Nombre de Macro , haga clic en el nombre de la macro que grabó y, a continuación, haga clic en Editar.

Este paso inicia el Editor de Visual Basic.

En la ventana código , escriba un apóstrofo (') al principio de la siguiente línea de código:

Application. Command Bars("Stop Recording").Visible = True

En el menú archivo , haga clic en Cerrar y volver a Microsoft Excel.


134 Guardar un libro con macros

En la celda A1, escriba un texto, como \ldblquote Some text. \rdblquote

En la Programador ficha, en el de Código grupo, haga clic en Grabar macro .

En la Grabar macro en el cuadro de diálogo, escriba un nombre para la macro en el Nombre de macro cuadro, por ejemplo, BoldMe. Asegúrese de que no utilice espacios en blanco en el nombre.

En el Guardar macro en cuadro, seleccione Libro de macros personal .

Haga clic en Aceptar.

Presione CTRL+N para aplicar el formato de negrita.

Éste es sólo el paso que se registra en la macro.

En la Programador ficha, en el de Código grupo, haga clic en Grabar macro .

Cierre todos los libros abiertos y, a continuación, salga de Excel.

Se muestra un mensaje que le pregunta si desea guardar los cambios realizados en el libro de macros personal.

Haga clic en Sí para guardar el libro personal.


135 Abrir un libro con macros

Estos dos métodos son la esencia de nuestra futura macro. Macro de Excel que nos permitirá abrir un libro cerrado desde nuestro fichero de trabajo, para seleccionar un rango de celdas, pegarlo en nuestro destino y finalmente cerrarlo.

Supongamos dos ficheros, uno principal (Principal.xlsm) donde pegaremos el contenido del segundo fichero origen (Origen.xlsx). Lógicamente el 'Principal' tiene una extensión.xlsm por que contiene el código de nuestra macro.

Veamos nuestros ficheros de trabajo. El libro 'Origen.xlsx' en su hoja 'Datos' contiene un listado de cursos de Excel:


VBA: Macro para abrir y cerrar un libro de Excel - Workbooks. Open.

Por otro lado queremos pegar los datos existentes de esos cursos de Excel en la hoja 'Resumen' del libro 'Principal.xlsm', pero sólo copiaremos los datos de la tabla excluyendo la cabecera de rótulos, ya que ese dato lo tenemos en nuestro destino.


VBA: Macro para abrir y cerrar un libro de Excel – Workbooks .Open.

Además, para futuros copiados y pegados, la celda destino de nuestro pegado debería ser la primera sin utilizar; por ejemplo, en este primer caso, la primera celda o fila sin utilizar es la que está debajo de la cabecera, esto es celda A2, pero en la siguiente sería la celda A22.

Podemos probar nuestra macro de Excel. Para ello cerramos el libro 'Origen.xlsx' y ejecutamos la macro 'Completar Libro' desde 'Principla.xlsm'. Con ello conseguimos lo esperado, hemos seleccionado del libro 'Origen.xlsx' todas las filas menos la cabecera de la tabla de Cursos y se ha pegado en el libro 'Principal.xlsm' a partir de la primera celda libre:


VBA: Macro para abrir y cerrar un libro de Excel - Workbooks.Open.

El resultado es el esperado, se ha copiado totalmente el contenido del libro 'Origen' (formatos, valores, fórmulas, etc.) en el libro 'Principal' a partir de la celda correcta.

136 Editor de Visual Basic

El Editor de Visual Basic, VBE por sus siglas en inglés, es un programa independiente a Excel pero fuertemente relacionado a él porque es el programa que nos permite escribir código VBA que estará asociado a las macros.

Existen al menos dos alternativas para abrir este editor, la primera de ellas es a través del botón Visual Basic de la ficha Programador.

Botón Visual Basic para abrir el editor de código

El segundo método para abrir este programa es, en mi opinión, el más sencillo y rápido y que es a través del atajo de teclado: ALT + F11. El Editor de Visual Basic contiene varias ventanas y barras de herramientas.


Editor de Visual Basic para Aplicaciones

En la parte izquierda se muestra el Explorador de proyectos el cual muestra el proyecto VBA creado para el libro actual y además muestra las hojas pertenecientes a ese libro de Excel. Si por alguna razón no puedes visualizar este módulo puedes habilitarlo en la opción de menú Ver y seleccionando la opción Explorador de proyectos.


Mostrar el explorador de proyectos

El Explorador de proyectos también nos ayuda a crear o abrir módulos de código que se serán de gran utilidad para reutilizar todas las funciones de código VBA que vayamos escribiendo.

Dentro del Editor de Visual Basic puedes observar una ventana llamada Inmediato que está en la parte inferior. Esta ventana es de mucha ayuda al momento de escribir código VBA porque permite introducir instrucciones y observar el resultado inmediato. Además, desde el código VBA podemos imprimir mensajes hacia la ventana Inmediato con el comando Debug.Print de manera que podamos depurar nuestro código. Si no puedes observar esta ventana puedes mostrarla también desde el menú Ver.

El área más grande en blanco es donde escribiremos el código VBA. Es en esa ventana en donde escribimos y editamos las instrucciones VBA que dan forma a nuestras macros.

Es importante familiarizarnos con el Editor de Visual Basic antes de iniciar con la creación de macros.

137 Otros ejemplos de macros

Lo que se indica a continuación se aplica a Word, Excel y otros programas de Office de forma algo similar.

1- Crea un nuevo documento en Word.

2- En la pestaña Programador da un clic en "Grabar macro".


Comenzar a grabar una macro en Word

3- Escoge en la ventana que se abre si vas a asignar a dicho macro un botón o una combinación de teclas.

4- Da un clic en "Aceptar" para comenzar la grabación.

A partir de este momento todas las acciones que se realicen quedarán guardadas.

Durante la grabación de una macro se puede usar el ratón, para activar herramientas y comandos pero no para seleccionar texto.

Para hacerlo usa las teclas de dirección (flechas) con la tecla Mayus (Shift) presionada.

5- Para terminar da un clic en el botón "Detener grabación".


Detener la grabación de una macro en Word

Para ejecutar una macro creada da un clic en el botón, usa la combinación de teclas asignadas o selecciona la macro en la ventana "Macros".

La ventana "Macro" la puedes ver en la ficha "Vista" o abrirla las teclas ALT + F8.


Ventana de administración de las macros en Word

En las versiones recientes de Word es muy práctico guardar las macros en la barra de herramientas de acceso rápido, que se muestra en la parte superior.

Para eso abre las Opciones y selecciona: "Barra de herramientas de acceso rápido".

En Comandos disponibles selecciona: "Macros". Marca cada macro y usa el botón "Agregar". Da un clic en el botón "Modificar" para asignarle un icono vistoso que lo identifique. 


138 Importar y Exportar Datos - De Word a Excel

Desde la sección Conexiones en la pestaña Datos podremos conectar un libro de Excel con la información contenida en archivos externos que hayamos importado.

Si abrirá una ventana que nos mostrará todas las conexiones del libro y podremos eliminar la conexión, actualizar los datos con el archivo externo o ver sus Propiedades.

Conexiones del libro

Haciendo clic en la opción Propiedades veremos este cuadro de diálogo donde encontraremos propiedades muy útiles: Propiedades de conexión

En la sección Control de actualización podemos hacer que Excel actualice automáticamente los datos insertados en la hoja de cálculo cada vez que se abra el libro (marcando la casilla Actualizar al abrir archivo).

Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios quedarán reflejados en nuestra hoja de cálculo. Esto es posible porque Excel almacena en el libro de trabajo la definición de la consulta de donde son originarios los datos importados, de manera que puede ejecutarla de nuevo cuando se desee.

Si marcamos la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez que se vayan a actualizar los datos importados, Excel nos pedirá de qué fichero coger los datos, sino los cogerá directamente del archivo que indicamos cuando importamos por primera vez. Esta opción puede ser útil cuando tenemos varios archivos con datos y en cada momento queremos ver los datos almacenados en uno de esos ficheros.

Dependiendo del tipo de archivo que se trate, podremos tener disponibles opciones como recuperar formatos, etc. En nuestro caso estas opciones no están disponibles porque los ficheros .txt no soportan ningún tipo de formato.

En la pestaña Definición encontraremos la ruta al archivo de conexión, que podremos modificar pulsando el botón Examinar. Si hemos importado los datos desde, por ejemplo, una base de datos, también podremos editar la cadena de conexión o la consulta.

Si lo que queremos es ver las Propiedades de una determinada conexión, y no de todo el libro, simplemente haremos clic en una celda que contenga datos importados y pulsaremos el botón Propiedades de una conexión de la pestaña Datos.

Hemos visto que podemos actualizar los datos desde la ventana de Conexiones del libro. Para ahorrarnos tiempo, también existe un botón en la propia barra de herramientas de la pestaña Diseño.



Botón Actualizar Todo

El botón Actualizar Todo contiene un desplegable en el que podrás elegir si deseas Actualizar sólo los datos importados seleccionados, o bien si deseas Actualizar todo el libro, con los datos de todos los archivos externos a partir de los cuales se han realizado importaciones.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio importar texto.

15.4. Importar datos de Word a Excel y viceversa

Importar datos de Word a Excel.

A veces puede ser útil importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algún tipo de fórmula a los datos de los que disponemos y no queremos volver a teclear todos los datos en un libro de Excel.

Para realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar.

- Estando en Word seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel.

- Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Copiar.

- Ahora en Excel seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla.

- Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar. Es posible que nos advierta de que el texto seleccionado es más pequeño que la hoja, pulsamos sobre Aceptar y nos pegará la tabla con el mismo formato que la teníamos en Word. Si deseamos que no aparezca el marco de la tabla lo podemos eliminar utilizando las opciones de este menú: boton de bordes.

Importar datos de Excel a Word.

Al importar datos de Excel a Word además de lo visto anteriormente podemos hacer que los datos queden vinculados, es decir que además de copiar los datos de Excel en un documento de Word si realizamos algún cambio en la hoja de Excel, este cambio queda reflejado en el documento de Word.

Para realizar este proceso:

- Seleccionamos la información a copiar de la hoja de Excel.

- Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Copiar.

- Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar.

Después de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de pegado opciones de pegado donde podemos ver las distintas opciones. opciones de pegado

Por defecto se pega utilizando la primera opción: Mantener el formato de origen.

Para vincular los datos deberemos elegir la tercera o la cuarta opción Vincular datos con Word: Vincular y mantener formato de origen o bien Vincular y usar estilos de destino. Las opciones de vinculación se distinguen por el icono de la cadena.

139 Importar y Exportar Datos - De Excel a Word

Inicia Microsoft Word y abre el documento de datos deseado, seleccionando "Abrir" en "Archivo" en la barra de menú superior (o debajo de la cinta de Office 2007), seleccionando el archivo y haciendo clic en el botón "Abrir".

Verifica que cada unidad de datos en el documento de Word esté separado por una pestaña o coma, y que cada registro esté separado por un salto de línea.

Convierte las tablas a texto seleccionando la opción "Seleccionar" en "tabla" en la barra de menú superior y escoge "Tabla". Selecciona la función en "Herramientas", para "Convertir tabla a texto" y elige la opción de los datos por separado, ya sea por un "Tab" o una "coma" antes de pulsar el botón "Aceptar" del cuadro de diálogo.

Selecciona "Guardar como" en "Archivo" en la barra de menú superior y escribe el nombre del documento.

Selecciona "Formato de texto enriquecido (.rtf)" o "Archivo de texto (.txt)" del menú desplegable junto a "Formato" y haz clic en el botón "Guardar"

Datos del formulario de Word

Abre Microsoft Word y abre el formulario seleccionando "Abrir" en "Archivo" en la barra de menú superior, escogiendo el archivo deseado y haciendo clic en el botón "Abrir".

Selecciona "Opciones" en "Herramientas" en la barra de menú superior y haz clic en la pestaña "Guardar".

Marca la opción "Guardar datos para los formularios solamente", para marcar la casilla y haz clic en el botón "Aceptar".

Selecciona "Guardar una copia" en "Archivo" en la barra de menú superior

Escribe el nombre del documento y selecciona "Formato de texto (.txt)" como el archivo, antes de hacer clic en el botón "Guardar". Un asistente de conversión de archivos se abrirá para mapear los datos correctamente.

Revisa los datos que se muestran en el Asistente de conversión de archivos y verifica que cada unidad de datos esté identificada entre comillas y separada por una coma. Confirma que los campos en blanco de datos estén registrados como un espacio en blanco entre dos comillas antes de pulsar el botón "Aceptar".

Importar datos a Excel

Abre Microsoft Excel y un libro de trabajo en blanco.

Haz clic en la primera celda en la hoja de cálculo y selecciona "Importar datos externos" en "Datos" en la barra de menú superior.

Selecciona la opción "Importar datos" e inicia el asistente para importar texto.

Revisa cada paso en el Asistente para importar texto, para asegurarte de que los campos se asignan correctamente al seleccionar las opciones "delimitado" y al usar la vista previa de la distribución de datos en la hoja de cálculo en el panel de vista previa en la parte inferior del cuadro de diálogo. Haz clic en el botón "Siguiente", para navegar a través del Asistente a fin de importar texto, y haz clic en el botón "Finalizar" para cerrar el asistente y transferir los datos.

Guarda los datos convertidos en formato de Excel mediante la opción "Guardar" en "Archivo" en la barra de menú superior, al escribir el nombre del archivo, seleccionando la opción "Excel Workbook" como el formato de archivo y haz clic en el botón "Guardar".


140 Importar y Exportar Datos - De Excel a Access

Importar datos a Excel desde Access es posible fácil y rápidamente en las versiones Excel 2007 y 2010.

El importar desde Access a Excel es una propiedad interesante que se puede realizar para con la base de datos del programa Access llevar a cabo cálculos y aplicar otra serie de utilidades de la hoja de cálculo Excel como por ejemplo gráficos.

Ten en cuenta que no solo puedes hacer esta importación con Access también desde la Web, desde texto, o desde otras fuentes (SQL Server, XML, Analysis Services, entre otras).

Es muy sencillo hacerlo para ello necesitas una base de datos de Access y seguir los siguientes pasos:

Abre una hoja de Excel en blanco de las versiones indicadas.

En la Cinta de opciones, fíjate y sitúate en la pestaña Datos y luego en el grupo de trabajo Obtener datos externos


141 Importar y Exportar Datos - De Access a Excel

Con frecuencia, se producirán situaciones en las que los datos estén almacenados en Access, pero no es necesario moverlos o copiarlos a Excel. Por ejemplo, podría desear distribuir el informe a un grupo de usuarios que prefieren verlos en Excel. O bien, quizás desee analizar sus datos de Access aprovechando las características de Excel. En esos campos, exporte el contenido de la base de datos de Access a una hoja de cálculo de Excel.

A Excel se pueden exportar los siguientes elementos:

Los datos contenidos en una tabla, consulta, formulario o informe.

La ilustración siguiente muestra el aspecto que tendrá el informe Catálogo de la base de datos de ejemplo Neptuno después de exportarlo a Excel:


Informe de catálogo en Excel

Todas o algunas de las filas y columnas de una vista de hoja de datos

La ilustración siguiente muestra el aspecto que tendrá una parte de la tabla Empleados en la vista de hoja de datos después de haberla exportado a Excel:



Tabla Empleados en Excel

NOTA En una única operación de exportación no se puede exportar varios objetos. Sin embargo, se pueden combinar los datos contenidos en distintas hojas de cálculo después de finalizar las operaciones de importación individuales. Para obtener más información, vea Combinar libros y Mover (cortar) o copiar celdas o datos de celdas en la Ayuda de Excel.

Resumen Piratas de Silicon Valley

Esta película basada en hechos reales nos remonta a la década de los setenta donde un grupo de jóvenes , por un lado Steve Jobs y Steve Wozniak dos jóvenes condiferente personalidad pero con la misma afición por los ordenadores es así como logran elaborar su primer ordenador un ordenador hecho por dos estudiantes y que sorprendió a las personas de su entorno, Wozniak feliz por su logro pero Jobs con más ambición y astucia convenció a su compañero a fabricar en volumen y hacer mas ordenadores enfrentándose al gigante de la época (IBM) ayudados por unascopias que le hicieron a una confiada XEROX su producto fue éxito y los millones empezaron a llegar a los jóvenes y emprendedores empresarios dándole un prestigioso nombre y creando poco a poco a otrogigante “APPLE”.
Por otro lado tenemos a otros jóvenes, Bill Gates, Paul Allen y Steve Ballmer con la misma afición pero con menos suerte. La astucia y habilidad de Bill lograron convencer a la granIBM de que “necesitaban” su producto , un producto que ni el mismo tenía y se limitó a copiar comprando un sistema operativo por una irrisoria suma a un personaje que no sabía lo que entre sus manos,este sistema era el DOS, de aquí nacía Microsoft.
Pasaba el tiempo y APPLE crecía mas y mas , Bill veía como su producto quedaba obsoleto y decidió investigar a la competencia directa, es así comosu misma astucia lo lleva a entrar a APPLE y ganarse la confianza de un Steve Jobs que lo hizo partícipe de todas la ideas y futuras innovaciones de la compañía.
Este fue el gravísimo error deJobs, ya que Gates plagió el futuro sistema operativo modificándolo en lo mas mínimo, este sistema era el famosísimo Windows, producto que catapultó al éxito a Microsoft y lo convirtió en el hombre masrico del mundo, cuando Steve Jobs se percató del error ya era demasiado tarde, el crédito y éxito ya eran de Microsoft.